Koniec roku szkolnego oraz okres wakacji w placówkach bardzo często wiąże się
z dodatkowymi zadaniami dla dyrekcji, m.in. zmianami grup dzieci, przenoszeniem danych pomiędzy placówkami, czy też wypisaniem dzieci z placówki na stałe. Do tego dochodzą inne tematy, jak np. zmiana zasad rozliczania pobytu dziecka w placówce w tym okresie.
Przygotowaliśmy dla Państwa krótki poradnik, który prezentuje funkcje w aplikacji, o których warto pamiętać w tym czasie!
1. Dyżur wakacyjny w placówce
Bardzo często w okresie wakacji placówka prowadzi dyżur wakacyjny. Poniżej przedstawiamy trzy warianty, które podpowiedzą, jak prawidłowo prowadzić taki dyżur w swojej placówce.
Grupy łączone
Jeżeli w czasie wakacji do placówki uczęszcza mało dzieci i tworzone są grupy łączone to, warto skorzystać z tej funkcji w kontekście dzienników. Pomimo że dzieci będą w różnych grupach i dziennikach, to wpisy możemy prowadzić w jednym dzienniku, a pozostałych dziennikach wpisy mogą dodawać się automatycznie, jako grupy łączone.
Wariant 1: Placówka nie prowadzi dyżuru wakacyjnego dla dzieci spoza placówki.
Wariant 2: Dyżur wakacyjny: Dzieci spoza placówki dochodzą na czas wakacji do placówki.
Wariant 3: Dyżur wakacyjny: Dzieci w lipcu są w placówce A, a w sierpniu w placówce B.
2. Archiwizacja dzieci, które opuszczają placówkę
W artykule Archiwizacja i usuwanie dziecka z placówki znajdziemy odpowiedź na poniższe pytania:
Jak przenieść dziecko do archiwum?
Na co wpływa data archiwizacji dziecka?
Co się dzieje z kontem rodzica po zarchiwizowaniu dziecka?
Czy można przywrócić dziecko, które zostało przeniesione do archiwum?
Zobacz także materiał wideo:
3. Zmiana grupy lub placówki, do której uczęszcza dziecko.
Zmiana grupy:
Zmiana grupy może dotyczyć pojedynczych lub kilku wybranych dzieci, a także poszczególnych grup uczęszczających do placówki — sprawdź, jak to zrobić.
💡 Przenoszenie dzieci pomiędzy istniejącymi grupami możemy dokonać wcześniej. W tym przypadku jesteśmy w stanie zaplanować datę, od której chcemy zmienić dziecku grupę.
Zmiana placówki:
Najważniejsze informacje, o których warto pamiętać, przenosząc dziecko, z jednej placówki do drugiej zostały zebrane w artykule — Przenoszenie dziecka do innej placówki.
Poruszono w nim następujące punkty:
Jak przenieść dziecko między placówkami?
Jak to wpłynie m.in. na listy obecności i dziennik elektroniczny?
Rozliczenie dziecka: ostatnie rozliczenie w starej placówce oraz pierwsze rozliczenie w nowej placówce, do której zostało przeniesione dziecko.
Zobacz także materiał wideo:
4. Archiwizacja obecnych dzienników oraz założenie dzienników na nowy rok szkolny
Zgodnie z wytycznymi MEN po upływie daty obowiązywania dziennika jesteśmy zobowiązani do jego archiwizacji. Funkcja ta dostępna jest w aplikacji i będzie wyświetlana w każdym dzienniku na krótko przed końcem ustawionego okresu obowiązywania.
Sprawdź, jak działa archiwizacja dziennika krok po kroku:
💡 Prawo oświatowe wskazuje, że podstawa programowa powinna być realizowana i rejestrowana przez 12 miesięcy, jeśli placówka działa przez cały rok.
W praktyce oznacza to, że w okresie wakacyjnym rekomendujemy korzystanie z dzienników zajęć grupowych.
Należy unikać sytuacji, w której dzieci z różnych grup są łączone w jednym dzienniku zajęć dodatkowych. Dopuszczalne jest natomiast prowadzenie uproszczonych dzienników wakacyjnych (bez obowiązku rejestrowania podstawy programowej), z wykorzystaniem dzienników zajęć dodatkowych, przy czym nadal powinny one dotyczyć dzieci należących do jednej grupy.
💡 Ważne, żeby pamiętać, że grup wakacyjnych może być więcej niż jedna i każda z nich powinna mieć osobny dziennik.
5. Dodawanie nowych dzieci do placówki
Ręczne wprowadzenie danych dziecka
Wraz z rozpoczęciem nowego roku szkolnego konieczne może być dodanie nowych dzieci do aplikacji. Dane dzieci możemy wprowadzić z wyprzedzeniem.
💡 Ważne, aby oznaczyć wtedy odpowiednią datę 'W aplikacji od', od kiedy dziecko ma być uwzględnione na listach obecności, np. 1 września 2025.
Sprawdź, jak wprowadzić dane dziecka do aplikacji:
Dodanie dziecka z pomocą modułu Rekrutacja
Moduł Rekrutacja umożliwia udostępnienie nowym rodzicom formularza rekrutacyjnego w postaci wygenerowanego linku. Daje to możliwość złożenia wniosku, dla rodziców nieposiadających kont w aplikacji, a dla placówki możliwość zarządzania wpływającymi wnioskami w jednym miejscu, aby następnie dodać zrekrutowane dzieci, wraz
z wszystkimi danymi do aplikacji Inso.
Sprawdź, jak wprowadzić dane dzieci przy pomocy modułu Rekrutacja:
6. Rozliczenia wakacyjne — rabaty na czesne oraz dni wolne w placówkach
Jeżeli placówka w okresie wakacji planuje tymczasowe zamknięcie, warto uwzględnić to jako dni wolne w aplikacji — warto zrobić to z wyprzedzeniem.
Najważniejsze informacje zostały zebrane w artykule: Dni wolne w placówce.
Okres wakacji to również czas, gdzie placówki wprowadzają dodatkowe rabaty, dla dzieci, które w tym czasie nie będą korzystać z opieki. Informacje o tym, jak wprowadzić rabat znajdziesz tutaj: Rabat na czesne oraz Rabat na czesne z uwzględnieniem nieobecności.
Zobacz także materiał wideo:
7. Raporty
Raporty dostępne w aplikacji, które mogą być pomocne w tym okresie to:
Jeżeli masz dodatkowe pytania, zachęcamy do kontaktu poprzez czat lub pod numerem telefonu 799 394 371.
Zespół Inso 💙