Niniejszy artykuł prezentuje szczegółową analizę wymogów prawnych stawianych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej odnośnie prowadzenia elektronicznej dokumentacji, wraz z praktycznymi rozwiązaniami zastosowanymi w systemie Inso.
Ogólne wymogi dla dzienników (papierowych/elektronicznych)
1. Dzienny zapis pracy wychowawczo-dydaktycznej (podstawa programowa).
§ 2. 1. Przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym.
Możliwość utworzenia dziennika grupowego dla każdej grupy na wybrany rok szkolny.
2. Dane dzieci i rodziców.
§ 2. 2. Do dziennika zajęć przedszkola wpisuje się w
porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty
elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
3. Godziny przyprowadzania i odbierania dziecka (obecność na zajęciach).
§ 2. 2. Do dziennika zajęć przedszkola wpisuje się {...}, a także
godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z
przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć
nauczyciel potwierdza podpisem.
4. Nauczyciel potwierdza przeprowadzenie zajęć podpisem.
§ 2. 2. Do dziennika zajęć przedszkola wpisuje się {...}. Przeprowadzenie zajęć
nauczyciel potwierdza podpisem.
Wymogi dotyczące dziennika elektronicznego
Dziennik Elektroniczny może być prowadzony wyłącznie drogą elektroniczną, za zgodą organu prowadzącego.
§ 21. 1. Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20,
mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymiˮ.
2. Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. Wymogi dotyczące prowadzenia dziennika elektronicznego.
§ 21. 3. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;
zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;
zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
rejestrowania historii zmian i ich autorów;
umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.
Rozwinięcie dla poszczególnych punktów:
Ad 1., 2.:
Każdy nauczyciel posiada konto w aplikacji z odpowiednio nadanymi uprawnieniami, które określają poziom dostępu do danych grup i placówek. Uprawnienia te regulują również dostęp do poszczególnych funkcji i danych, w tym danych wrażliwych.
Dostęp do dziennika jest dodatkowo chroniony – mają go wyłącznie nauczyciele wskazani przez dyrektora na etapie jego tworzenia. Każda zmiana w tym zakresie, w trakcie trwania roku szkolnego, musi zostać zaakceptowana przez dyrektora.
Ad 3.
Dane dotyczące dzieci oraz dzienniki są przechowywane w sposób zapewniający ich integralność i bezpieczeństwo, co zapobiega możliwości zniszczenia, uszkodzenia lub utraty. System posiada mechanizmy ochrony przed nieautoryzowanym dostępem oraz błędami użytkowników. Regularnie tworzone kopie zapasowe umożliwiają odzyskanie zapisów z aplikacji w przypadku awarii, a zastosowane procedury zapewniają ich zgodność z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.
Ad 4.
Aplikacja posiada dedykowaną funkcję umożliwiającą rejestrację i weryfikację historii zmian. Dzięki temu każdy dokonany wpis, edycja lub usunięcie danych są zapisywane wraz z informacją o dacie, godzinie oraz użytkowniku dokonującym zmiany.
Ad 5.
Aplikacja posiada dedykowaną funkcję umożliwiającą rodzicom podgląd dziennika indywidualnego lub grupowego w ograniczonym zakresie. Zakres dostępnych informacji jest dostosowany do uprawnień, zapewniając jednocześnie ochronę danych wrażliwych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.
§ 21. 5. W przypadku prowadzenia dzienników, o których mowa w § 2, § 8, § 9, § 11 i § 20, wyłącznie w postaci elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć, o których mowa w § 2 ust. 2,
§ 8 ust. 3 i 5, § 9 ust. 2, § 11 ust. 2 i 3 oraz § 20 ust. 2 i 3, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela
przeprowadzenia tych zajęć.
Wprowadzenie tematu zajęć w systemie jest równoznaczne z ich przeprowadzeniem, co oznacza, że zapis w dzienniku stanowi potwierdzenie realizacji zajęć.
3. Możliwość eksportu danych
§ 21. 4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w postaci papierowej dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.
Umożliwiamy pobranie dziennika w dowolnym momencie, a pobrany plik umożliwia sporządzenie dziennika w formie papierowej. Dziennik zarchiwizowany możliwy jest do pobrania w formacie PDF i XML.
4. Archiwizacja dziennika
§ 22. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość:
sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;
odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.
W aplikacji na koniec obowiązywania dziennika udostępniamy możliwość
archiwizacji dziennika, wraz z podpisem umożliwiającym identyfikację osoby archiwizującej dziennik. Aplikacja umożliwia przechowywanie
zarchiwizowanych dzienników przez okres 5 lat. Funkcja automatycznej kontroli pozwala na weryfikację uzupełnienia danych dotyczących dzieci oraz wpisów zawartych w dziennikach.
Na koniec obowiązywania dziennika w aplikacji udostępniamy możliwość jego archiwizacji, wraz z podpisem umożliwiającym identyfikację osoby archiwizującej.
Zarchiwizowane dzienniki przechowywane są w aplikacji przez okres 5 lat.
Dodatkowo funkcja automatycznej kontroli umożliwia weryfikację poprawności uzupełnionych danych dotyczących dzieci oraz wpisów zawartych w dziennikach, zapewniając zgodność z wymaganiami.
5. Zniszczenie dokumentacji
§ 23. 1. W przypadku zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych, dyrektor szkoły powołuje komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji, w szczególności księgi uczniów albo księgi słuchaczy, arkuszy ocen uczniów albo słuchaczy, protokołów indywidualnych części ustnej egzaminu maturalnego oraz protokołów egzaminu dojrzałości.
Sposób przechowywania dzienników zapobiega sytuacjom, które mogłyby prowadzić do ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty. Dodatkowo, system posiada kopie zapasowe, które umożliwiają odzyskanie zapisów w dokumentacji w przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych okoliczności.
Przewaga dziennika elektronicznego Inso nad dziennikiem papierowym
Funkcje dziennika elektronicznego Inso
Podstawa programowa
Aplikacja umożliwia automatyczne zliczanie realizacji podstawy programowej na podstawie rejestrowanych wpisów. System monitoruje postępy w realizacji zaplanowanych zajęć, zapewniając możliwość wygenerowania raportu dotyczącego realizacji programu nauczania.
Godziny pracy
Aplikacja umożliwia automatyczne zliczanie godzin zajęć prowadzonych przez nauczyciela lub specjalistę, na podstawie dokonywanych wpisów.
Kontrola dziennika
Dzięki funkcji automatycznej kontroli dziennika możliwe jest przeprowadzenie zarówno kontroli początkowej, jak i bieżącej. Kontrola początkowa obejmuje weryfikację poprawności wprowadzenia danych do dziennika, takich jak alfabetyczny porządek dzieci, daty urodzenia, adresy, dane rodziców oraz ramowy rozkład grupy. Kontrola bieżąca natomiast polega na okresowej weryfikacji tematów przeprowadzanych zajęć, godzin, obecności dzieci oraz podpisów nauczycieli, zapewniając ciągłość i zgodność z wymaganiami.
Integracja z wydawnictwami
Aplikacja umożliwia powiązanie dziennika z konkretnymi programami pracy danego wydawnictwa. Na tej podstawie, wpisy w dzienniku, wraz z odniesieniem do podstawy programowej, będą automatycznie uzupełniane, co ułatwia prowadzenie dokumentacji zgodnie z przyjętym programem nauczania.
Grupy łączone
Aplikacja umożliwia automatyczne generowanie wpisów dla grup łączonych, zgodnie z konfiguracją grup oraz godzinami pracy oddziałów.
Zastępstwa
Aplikacja umożliwia udostępnienie dziennika nauczycielowi prowadzącemu zastępstwo na określony czas. System automatycznie oznacza wpisy w dzienniku jako dokonane w ramach zastępstwa oraz pilnuje odpowiedniego zwiększenia dostępu do poszczególnych grup i dzienników na czas zastępstwa, a po jego zakończeniu – automatycznie ogranicza dostęp, zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z przyznanymi uprawnieniami.
Funkcja “Podpiszˮ
Aplikacja umożliwia zarejestrowanie czasu pracy pod dokonanym wpisem przez innego nauczyciela lub specjalistę, bez konieczności wprowadzania osobnego wpisu w dzienniku.
Dołączenie lub opuszczenie grupy/placówki przez dziecko
W aplikacji dostępna jest lista dzieci w dziennikach oraz okresy, kiedy dziecko jest przypisane do danego dziennika. Operacje takie jak Zmiana grupy, Zmiana placówki oraz Archiwizacja dziecka są automatycznie oznaczane na liście dzieci. Na podstawie wprowadzonych danych aplikacja odpowiednio zaktualizuje daty od/do lub dopisze dziecko do właściwego dziennika, zapewniając zgodność z historią grup dziecka.
Podstawa prawna
Informacje prawne