Aby właściwie skonfigurować ustawienia dotyczące rozliczeń, należy przejść do modułu 'Rozliczenia’ > 'Ustawienia rozliczeń'.
Pierwszym krokiem jest uzupełnienie informacji dotyczących ustawień czesnego. Aplikacja oferuje dwa rodzaje naliczania opłat. Jest to kwota stała miesięcznie lub naliczanie godzinowe.
Stała kwota miesięcznie
Wybierając tę opcję, decydujemy się na jedną kwotę czesnego dla całej placówki lub poszczególnych grup, nie uwzględniając liczby godzin pobytu dziecka w ciągu dnia. Mimo to w dalszym ciągu możemy wprowadzić opcję zapisywania godzin przyjścia i wyjścia dzieci. Jeśli chcemy, aby kwota czesnego była taka sama dla całej placówki wówczas, zaznaczamy "Nie" w module ustawienia innych kwot dla poszczególnych grup.
Przy stałej kwocie miesięcznej istnieje możliwość ustawienia indywidualnej opłaty dla konkretnego dziecka / konkretnych dzieci. Opcja ta została dokładniej opisana na końcu artykułu.
Jeśli jednak chcemy, aby kwota czesnego dla którejś z grup była inna, wybieramy opcję "Tak" dla interesującej nas grupy w module ustawienia innych kwot dla poszczególnych grup. Należy również pamiętać o uzupełnieniu kwoty poniżej.
Ostatnim krokiem jest zapisanie wprowadzonych przez nas zmian poprzez kliknięcie przycisku 'Zapisz'.
Naliczanie godzinowe
Drugim rozwiązaniem jest naliczanie godzinowe, pozwalające na wprowadzanie zakresu bezpłatnych godzin pobytu dziecka w placówce (np. od 8:00-15:00) lub liczby bezpłatnych godzin (np. 5h). Poza tymi godzinami system naliczy ustaloną kwotę.
W pierwszym kroku, po wybraniu 'Naliczenie godzinowe', należy wybrać sposób naliczania godzinowego:
Z dołu - system naliczy ustaloną kwotę w rozliczeniu w kolejnym miesiącu (np. za obecności w kwietniu, naliczy czesne w rozliczeniu majowym)
Z góry - system naliczy zaliczkę na początku bieżącego miesiąca, a ewentualne odliczenia w kolejnym miesiącu (np. zaliczka zostanie pobrana w kwietniu, a odliczenia za nieobecności i ponadprogramowe godziny, w maju).
Naliczanie godzinowe z dołu
Najpierw należy wybrać czy Twoja placówka ma określone godziny, w których pobyt jest bezpłatny.
Wybierz 'Tak', jeżeli w Twojej placówce bezpłatne są konkretne godziny zegarowe (np. od 8:00 do 15:00). W następnym kroku wpisz zakres bezpłatnych godzin. Poza tymi godzinami system naliczy ustaloną kwotę za każdą nową, rozpoczętą godzinę.
Wybierz 'Nie', jeżeli w Twojej placówce bezpłatna jest określona liczba godzin (np. 5h). W następnym kroku wpisz liczbę darmowych godzin. System naliczy ustaloną kwotę za każdą nową, rozpoczętą godzinę.
W kolejnym kroku należy wpisać wysokość kwoty za godzinę dla całej placówki, która nalicza się po przekroczeniu zadeklarowanych bezpłatnych godzin pobytu.
Ostatnim etapem jest możliwość ustawienia innych kwot dla poszczególnych grup w placówce.
Jeśli takie rozwiązanie nie jest brane pod uwagę, wybieramy opcję "Nie".
Jeżeli placówka decyduje się na indywidualną kwotę dla którejś z grup wówczas, zaznacza wariant "Tak" i wpisuje odpowiednią kwotę.
Po wprowadzeniu danych zapisujemy zmiany poprzez opcję 'Zapisz'.
Naliczanie godzinowe z góry
W pierwszym kroku należy ustawić naliczane kwoty i odliczenia. W tym celu klikamy '+ Dodaj' przy 'Pakiety godzinowe'.
Wypełnij pole z nazwą opłaty i wybierz dzieci, które mają być przypisane do tego pakietu.
Zdecyduj czy zaznaczyć opcję 'Nie odliczaj w przypadku nieobecności dziecka'. W przypadku zaznaczenia tej opcji, system nie będzie robił odliczeń za dni, gdy dziecka nie było w placówce. Pobierana będzie bezzwrotna zaliczka.
❗️ Jeżeli w placówce mają być uwzględnione odliczenia za nieobecność, pole należy zostawić puste.
Wprowadź kwotę za jedną godzinę i liczbę godzin, a następnie kliknij 'Zapisz'.
Przykład: W przypadku opłaty za godzinę 1,3 za 3h, system naliczy dziecku kwotę 3,90 PLN za dzień (1,30 PLN x 3).
❗️UWAGA: Dla każdego pakietu godzin należy dodać osobną opłatę.
W następnym kroku należy wybrać czy Twoja placówka ma określone godziny, w których pobyt jest bezpłatny. W przypadku przekroczenia godzin ujętych w pakiecie (zaliczce), system uwzględni dodatkową opłatę u dziecka w kolejnym rozliczeniu (np. za ponadprogramowe godziny w kwietniu, opłatę za nie uwzględni w maju).
Wybierz 'Tak', jeżeli w Twojej placówce bezpłatne są konkretne godziny zegarowe (np. od 8:00 do 15:00). W następnym kroku wpisz zakres bezpłatnych godzin.
Wybierz 'Nie', jeżeli w Twojej placówce bezpłatna jest określona liczba godzin (np. 5h). W następnym kroku wpisz liczbę darmowych godzin.
Ostatnim krokiem jest zapisanie zmian przez kliknięcie 'Zapisz'.
Opłatami za pakiety można również zarządzać z poziomu Rozliczenia > Opłaty.
Konfiguracja opłat za czesne w przypadku różnych numerów kont rozliczeniowych
W przypadku różnych numerów kont rozliczeniowych postępujemy tak samo jak w opisanym schemacie powyżej. Dodatkowym działaniem, o którym należy pamiętać jest wcześniejsze stworzenie, a następnie przypisanie odpowiedniej grupy rozliczeń do rozliczeń za czesne. Sprawdź jak to zrobić.
Po dodaniu odpowiedniej grupy należy wejść w moduł Rozliczenia > 'Ustawienia rozliczeń' > 'Czesne'. Następnie w Grupie rozliczeń wybieramy grupę, w której rozliczamy czesne. Pamiętajmy o zapisaniu zmian.
Opłaty indywidualne
Oprócz powyższych możliwości, każde dziecko może mieć wprowadzone ustawienia indywidualne dotyczące kwoty czesnego. W tym celu należy przejść do profilu dziecka. Kolejno z panelu aplikacji wybieramy moduł 'Placówka' > 'Dzieci'. Po wyszukaniu interesującego nas dziecka wchodzimy w edycję profilu za pomocą 'ołówka' znajdującego się po prawej stronie aplikacji.
Zjeżdżamy do sekcji 'Ustawienia opłat' włączamy opcję 'Ustaw indywidualne opłaty' i określamy kwotę czesnego. Istnieje również możliwość wyboru indywidualnego terminu płatności. Ostatnim etapem jest zapisanie wprowadzonych wcześniej zmian.
Uwaga! Wprowadzając ustawienia indywidualne w profilu dziecka, będą one mieć zastosowanie nadrzędne do ustawień ogólnych.
Automatyczne zaznaczanie godzin wyjścia
Aplikacja w przypadku list obecności (godzinowych) umożliwia automatyczne zaznaczenie wybranej godziny wyjścia dziecka w przypadku braku jej uzupełnienia.
