Pierwsze rozliczenie dziecka w placówce służy do ręcznej zmiany wartości, dzięki czemu bezproblemowo uwzględnimy jednorazowe zmiany wynikające z poprzednich okresów rozliczeniowych, kiedy placówka nie korzystała jeszcze z aplikacji.
Zanim przystąpisz do generacji rozliczeń, zastanów się jakie dane powinno zawierać pierwsze rozliczenie w aplikacji, np. czy będzie ta sama kwota czesnego, czy czesne i posiłki, a może dodatkowe opłaty?
Informację jak właściwie skonfigurować ustawienia dotyczące rozliczeń znajdziemy tutaj Tworzenie i zastosowanie grup rozliczeń.
Dla grupy rozliczeń cyklicznych w aplikacji można wygenerować rozliczenia na 5 dni przed zakończeniem miesiąca lub 1-go dnia każdego miesiąca. To użytkownik decyduje o momencie, w którym rozliczenia mają zostać wygenerowane.
1. Generowanie rozliczeń
Rozliczenia możemy wygenerować po przejściu do modułu Rozliczenia > Rozliczenia miesięczne. Przed wygenerowaniem rozliczeń warto się upewnić, że wybrana jest odpowiednia grupa lub placówka.
Aby wystawić rozliczenia, kliknij 'Wygeneruj rozliczenia'.
❗️ Wygenerowane rozliczenia nie są widoczne dla rodziców do czasu ich wysłania.
Jeżeli placówka ma kilka grup rozliczeń, dla każdej należy wystawić osobne rozliczenia. W takim przypadku widoczne są osobne zakładki dla każdej z grup.
Przy pierwszym rozliczeniu, jeżeli dziecko na koniec miesiąca miało nadpłaty lub niedopłaty, można je dodać jako saldo z poprzedniego miesiąca. Np. -100 zł dla niedopłaty, lub 250 zł dla nadpłaty.
Można edytować także np. liczby posiłków, kwotę czesnego, liczbę płatnych godzin. Pola, które można edytować, są zależne od ustawień rozliczeń.
Z poziomu edycji każdego rozliczenia możemy także wprowadzić dodatkową opłatę.
2. Generowanie rozliczenia dla dziecka, które dołączyło w trakcie miesiąca
W przypadku gdy dziecko dołączyło do placówki w połowie miesiąca i to jego pierwsze rozliczenie, aplikacja z poziomu listy rozliczeń wymusi dokonanie ręcznej generacji.
Po kliknięciu 'Wygeneruj' utworzone zostanie pierwsze rozliczenie dziecka:
kwota czesnego będzie odpowiadać kwocie wprowadzonej w konfiguracji rozliczeń, jeżeli chcemy to zmienić można ją edytować,
zgłoszone nieobecności powodują odliczenie kwot za posiłek za każde zgłoszenie, chyba że mamy ustawione rozliczenia na podstawie list obecności,
Dodatkowo jeżeli dziecko posiada nadpłaty lub niedopłaty, należy je wprowadzić jako saldo z poprzedniego miesiąca, np. -100 jeżeli to niedopłata, lub 250 jeżeli nadpłata. Aby zatwierdzić wprowadzone liczby, wybieramy 'Zapisz'.
Zapisane rozliczenie dostępne będzie na liście rozliczeń.
W zależności od konfiguracji i wprowadzonych danych, podsumowanie rozliczenia zawiera wyszczególnione sekcje opłat za: czesne, posiłki oraz inne opłaty (jeżeli występują).
Wszystkie rozliczenia dostępne są z poziomu listy rozliczeń Rozliczenia > Rozliczenia miesięczne.
Aby wygenerować dowolne rozliczenie dla nowego dziecka, możemy to również zrobić bezpośrednio z jego profilu. Należy przejść do profilu dziecka i wejść w zakładkę 'Rozliczenia'. Pojawi nam się opcja 'Dodaj rozliczenie', gdzie możemy wprowadzić rozliczenie z dowolnego miesiąca:
Podczas wyboru miesiąca pojawi nam się następujący komunikat: Wygenerowane rozliczenie uwzględni salda z wcześniejszych rozliczeń, ale nie wpłynie na rozliczenia późniejsze. Aby salda były aktualne, po generacji rozliczenia wybranego miesiąca wygeneruj każde kolejne rozliczenie ponownie:
Klikamy 'Wygeneruj', a rozliczenie za wybrany miesiąc pojawi się w profilu dziecka.
3. Wysyłanie rozliczeń do rodziców
Wysłanie rozliczenia jest konieczne, aby rodzic widział je na koncie w aplikacji.
Rozliczenie można wysłać na kilka sposobów:
przesyłając wszystkie rozliczenia grupowo
wysłanie rozliczenia pojedynczych dzieci, poprzez operacje masowe
z poziomu podsumowania rozliczenia dziecka
❗️ Ważne, aby pamiętać, że w przypadku osobnych grup rozliczeń, każda z nich wymaga osobnego wysłania.
Brak zielonego oznaczenia przy nazwisku dziecka na liście rozliczeń oznacza, że rozliczenie nie zostało przesłane do rodziców.
