Artykuł wyjaśnia, jak skonfigurować i wykorzystywać listy obecności
Agenda
Lista obecności jest miejscem, w którym zaznaczamy obecność lub nieobecność dzieci w obrębie całej placówki czy wybranej grupy.
Lista ta może przybrać dwie formy: oznaczanie dziecko obecne/nieobecne lub godziny przyjścia i wyjścia. Odpowiednią konfigurację wybieramy w zakładce 'Finanse' > 'Ustawienia rozliczeń'. W przypadku naliczania godzinowego opcja zapisywania godzin ustawi się automatycznie.
Wejście w listę obecności jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wybór opcji z modułu 'Dzisiaj' > 'Obecności'. Kolejny wariant to 'Dzisiaj' > 'Lista obecności'.
Lista obecności z godzinami przyjścia i wyjścia dziecka
Zapisywanie godzin przyjścia i wyjścia dzieci może odbywać się przy pomocy ręcznego kliknięcia w liście obecności lub automatycznie przy zastosowaniu czytników w placówce.
Pozwoli to dokładnie kontrolować czas pobytu dziecka oraz odpowiednio naliczać kwoty za każdą rozpoczętą godzinę w przedziale pomiędzy ustawowo bezpłatnymi godzinami.
Jeżeli godzina przyjścia i wyjścia dziecka z placówki została dodana do listy obecności, to będzie się ona wyświetlać w odpowiedni sposób. Na zielono dokładna godzina przyjścia a na czerwono godzina opuszczenia miejsca. Sposób wyświetlania uzupełnionych godzin prezentuje dwójka pierwszych dzieci na liście obecności w przykładowej placówce.
W sytuacji, kiedy pracownik nie odznaczył wejścia i wyjścia dziecka w momencie jego przyjścia lub opuszczenia placówki, każdą godzinę można ręcznie edytować w dowolnym momencie, naciskając na odpowiednie okienko, w którym chcemy dokonać zmiany.
Lista obecności obecny/nieobecny
Jeżeli placówka korzysta z tradycyjnych list obecności, sprawdzanie obecności sprowadza się do odznaczania obecności lub nieobecności za cały dzień. Obecności lub nieobecności możemy zaznaczyć na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wybór opcji dla każdego dziecka z osobna.
Kolejna możliwość to uzupełnienia listy jednocześnie dla kilku wybranych osób bądź poszczególnych grup uczęszczających do placówki. Po wybraniu dzieci, dla których chcemy uzupełnić obecność/nieobecność lub po zaznaczenie wszystkich dzieci znajdującej się w konkretnej grupie poprzez check-box'a pojawia się możliwość użycia narzędzia 'Operacje masowe'. W obu przypadkach po wyborze funkcji absencje dziecka wyświetlana jest na czerwono a obecność na zielono.
-
Zgłoszona nieobecność dziecka
Zgłoszenie nieobecności wyświetlone zostanie w postaci pomarańczowego powiadomienia z napisem 'Nieobecność' informującego nas, że rodzic bądź nauczyciel zgłosił absencję dziecka. W zależności od konfiguracji rozliczeń takie zgłoszenie sprawi, że kwota za posiłek zostanie odliczona od rachunku dziecka.
-
Brak zgłoszenia nieobecności
Takie nieobecności oznaczone są czerwonym krzyżykiem w kalendarzu dziecka.
W zależności od konfiguracji rozliczeń w przypadku braku zgłoszenia lub zgłoszeniu po upłynięciu czasu, który umożliwia usprawiedliwienie nieobecności w placówce, opłata za posiłek, zostanie naliczona.
Najlepszym sposobem na wyszukanie kalendarza dla konkretnego dziecka jest wybór interesującej nas osoby bezpośrednio z listy obecności.
Usunięcie zgłoszenia nieobecności z listy obecności
Zgłoszona nieobecność dziecka ma wpływ na rozliczanie posiłków.
A więc co przypadku, jeśli rodzic zgłosił nieobecność, a mimo wszystko przyprowadził dziecko do placówki? Takie zgłoszenie możemy usunąć bezpośrednio z listy obecności. Zaznaczając obecność dziecka, aplikacja wyświetli komunikat, że dla tego dziecka została zgłoszona nieobecność. W tym miejscu możemy ją usunąć.
Klikając w 'Usuń zgłoszoną nieobecność' zgłoszenie zostanie usunięte.
Ważne!
Lista obecności z poprzednich dni jest cały czas dostępna i w każdej chwili można ją edytować.
Raport 'Obecności dzieci' znajduje się w module Placówka w zakładce Raporty.
Można go pobrać dla dowolnie wybranego przedziału czasu, a także dla całej placówki bądź wybranej grupy.