Lista obecności jest miejscem, w którym zaznaczamy obecność lub nieobecność dzieci w obrębie całej placówki lub wybranej grupy.
Lista ta może przybrać dwie formy: oznaczanie dziecka jako obecne/nieobecne lub godziny przyjścia i wyjścia. Odpowiednią konfigurację wybieramy w zakładce 'Rozliczenia’ > 'Ustawienia rozliczeń'. W przypadku naliczania godzinowego opcja zapisywania godzin ustawi się automatycznie.
Wejście w listę obecności jest możliwe na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wybór opcji z modułu 'Dziennik’ > 'Obecności'. Kolejny wariant to 'Dziennik’ > 'Lista obecności'.
Bez względu na to, jaką listę obecności wybierzemy, nad listą widnieje podsumowania bieżącego dnia, gdzie widzimy łączną liczbę obecnych dzieci, nieobecnych, niezaznaczonych oraz zgłoszenia nieobecności:
Lista obecności z godzinami przyjścia i wyjścia dziecka
Zapisywanie godzin przyjścia i wyjścia dzieci może odbywać się przy pomocy ręcznego kliknięcia w liście obecności lub automatycznie przy zastosowaniu tabletów w placówce.
Pozwoli to dokładnie kontrolować czas pobytu dziecka oraz odpowiednio naliczać kwoty za każdą rozpoczętą godzinę w przedziale pomiędzy ustawowo bezpłatnymi godzinami.
Jeżeli godzina przyjścia i wyjścia dziecka z placówki została dodana do listy obecności, to będzie się ona wyświetlać w odpowiedni sposób. Na zielono dokładna godzina przyjścia a na czerwono - godzina opuszczenia miejsca. Na takiej liście obecności widoczne są również takie informacje jak: łączny czas pobytu w placówce, wyjście w trakcie dnia, czy kto odebrał dziecko.
Sposób wyświetlania uzupełnionych godzin prezentuje dwójka pierwszych dzieci na liście obecności w przykładowej placówce.
W sytuacji, kiedy pracownik nie odznaczył wejścia i wyjścia dziecka w momencie jego przyjścia lub opuszczenia placówki, każdą godzinę można ręcznie edytować w dowolnym momencie, naciskając na odpowiednie okienko, w którym chcemy dokonać zmiany.
W ten sposób możemy również dodać wyjście dziecka w trakcie dnia, kiedy wychodzi gdzieś z rodzicem, a planuje wrócić do placówki:
💡 Opcja 'wyjście w ciągu dnia' jest możliwa tylko przy godzinowych listach obecności.
Kolejną opcją jest możliwość zaznaczenia, kto odebrał dziecko. Zadziała to, jeśli w profilu dziecka zostały dodane osoby upoważnione do odbioru. Wtedy w liście obecności po kliknięciu 'Kto odebrał' pojawia się lista z wyborem osób upoważnionych:
Następnie na liście obecności od razu widnieje osoba, która odebrała dziecko:
Listy godzinowe możemy również uzupełnić poprzez zastosowanie operacji masowych.
W tym celu należy zaznaczyć kwadracik obok nazwisk dzieci na liście obecności (lub kwadracik obok "Lp", jeśli chcemy wybrać wszystkie dzieci).
Następnie wybieramy opcję Operacje masowe i klikamy Zaznacz godziny przyjścia/wyjścia.
Pojawi się okienko, w którym możemy zaznaczyć godziny dla przyjścia i/lub wyjścia każdego zaznaczonego dziecka.
Po kliknięciu Zapisz godziny będą widoczne na liście obecności dla tych dzieci.
Ważne!
W przypadku list godzinowych, jeżeli dziecko jest nieobecne, należy zaznaczyć jedynie czerwoną ikonkę ❌.
Brak zaznaczonych godzin również jest automatycznie uznawany przez system jako nieobecność niezgłoszona.
Lista obecności obecny/nieobecny
Jeżeli placówka korzysta z tradycyjnych list obecności, sprawdzanie obecności sprowadza się do odznaczania obecności lub nieobecności za cały dzień. Obecności lub nieobecności możemy zaznaczyć na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wybór opcji dla każdego dziecka z osobna.
Lista obecności obecny/nieobecny - dla kilku dzieci lub dla całej grupy równocześnie
Kolejna możliwość to uzupełnienie listy jednocześnie dla kilku wybranych osób, bądź poszczególnych grup uczęszczających do placówki. Po wybraniu dzieci, dla których chcemy uzupełnić obecność/nieobecność lub po zaznaczenie wszystkich dzieci znajdujących się w konkretnej grupie poprzez kliknięcie w kwadrat obok nazwiska pojawia się możliwość użycia narzędzia 'Operacje masowe'. W obu przypadkach po wyborze funkcji absencje dziecka wyświetlana jest na czerwono a obecność na zielono.
Tutaj również możemy zaznaczyć kto odebrał dziecko z placówki, klikając w 'Kto odebrał?'. Zadziała to wtedy, jeśli w profilu dziecka zostały wcześniej dodane osoby upoważnione do odbioru. wtedy po kliknięciu tego, wyświetlą się one do wyboru.
Na liście obecności od razu pojawia się informacja o tym, kto odebrał dziecko:
Nieobecność zgłoszona vs. brak zgłoszenia
Zgłoszona nieobecność dziecka
Zgłoszenie nieobecności wyświetlone zostanie w postaci pomarańczowego powiadomienia z napisem 'Nieobecność' informującego nas, że rodzic bądź nauczyciel zgłosił absencję dziecka. W zależności od konfiguracji rozliczeń takie zgłoszenie sprawi, że kwota za posiłek zostanie odliczona od rachunku dziecka.
Brak zgłoszenia nieobecności
Takie nieobecności oznaczone są czerwonym krzyżykiem w kalendarzu dziecka.
W zależności od konfiguracji rozliczeń w przypadku braku zgłoszenia lub zgłoszeniu po upłynięciu czasu, który umożliwia usprawiedliwienie nieobecności w placówce, opłata za posiłek, zostanie naliczona.
Najlepszym sposobem na wyszukanie kalendarza dla konkretnego dziecka jest wybór interesującej nas osoby bezpośrednio z listy obecności.
Na liście obecności również widzimy zgłoszone w czasie nieobecności:
Po kliknięciu w 'Nieobecność' widzimy również kto zgłosił nieobecność i o której:
Usunięcie zgłoszenia nieobecności z listy obecności
Zgłoszona nieobecność dziecka ma wpływ na rozliczanie posiłków.
A więc co przypadku, jeśli rodzic zgłosił nieobecność, a mimo wszystko przyprowadził dziecko do placówki? Takie zgłoszenie możemy usunąć bezpośrednio z listy obecności. Zaznaczając obecność dziecka, aplikacja wyświetli komunikat, że dla tego dziecka została zgłoszona nieobecność. W tym miejscu możemy ją usunąć.
Klikając w 'Usuń zgłoszoną nieobecność' zgłoszenie zostanie usunięte.
Ważne! Lista obecności z poprzednich dni jest cały czas dostępna i w każdej chwili można ją edytować.
Raport 'Obecności dzieci' znajduje się w module Placówka w zakładce Raporty.
Można go pobrać dla dowolnie wybranego przedziału czasu, a także dla całej placówki bądź wybranej grupy.
💡 W przypadku zmiany rodzaju listy obecności (w ustawieniach rozliczeń) w ciągu roku, dane w dziennikach i raportach za minione dni nie ulegną zmianie. W takim przypadku na wydruku dziennika będą częściowo listy godzinowe i częściowo listy standardowe.
Operacje masowe na listach obecności
Po przejściu do zakładki Dziennik > Obecności i zaznaczeniu na liście wybranych (lub wszystkich) dzieci przez kliknięciu małego kwadratu obok ich nazwisk, mamy możliwość operacji masowych. Są to czynności, które możemy wykonać dla wielu dzieci naraz.
Zaznacz godziny przyjścia/wyjścia
Możemy uzupełnić obecności dla wielu dzieci naraz, w przypadku list godzinowych.
Zgłoszenia nieobecności
Mamy możliwość masowego zgłoszenia lub usunięcia nieobecności dla dzieci z poziomu placówki.
Usunięcie nieobecności:
Dodaj rozliczenie
Możemy masowo dodać rozliczenia dla wybranych dzieci.
Możemy wybrać grupę rozliczeń, dla których opłata ma być przypisana. Następnie wpisujemy kwotę oraz nazwę opłaty.
Jednorazowo możemy dodać kilka opłat za pomocą przycisku +Dodaj opłatę. Aby usunąć okno opłaty należy kliknąć czerwoną ikonę kosza po prawej stronie.
Po kliknięciu Zapisz opłaty zostaną przypisane do wybranych dzieci.