Artykuł wyjaśnia, w jaki sposób zarządzać wnioskami rekrutacyjnymi, które wpłynęły do aplikacji
Agenda:
Dyrekcja w łatwy i szybki sposób może nadać odpowiedni status otrzymanym wnioskom oraz przypisać im określone etykiety dla pojedynczego wniosku bądź dla większej ilości jednocześnie za pomocą funkcji operacji masowych.
Ma również możliwość pobrania lub wydrukowania formularza rekrutacyjnego bądź raportu, który uwzględnia wszystkie wpływające podania oraz znajdujące się w nich dane. Po pomyślnym rozpatrzeniu bądź odrzuceniu wniosku placówka ma również możliwość wysłania adekwatnej wiadomości do rodzica.
Wygenerowany link należy udostępnić rodzicom zainteresowanym rekrutacją, np. na stronie internetowej przedszkola.
Rodzic wypełnia formularz i poprzez opcję prześlij wniosek, wysyła wniosek do placówki oraz otrzymuje potwierdzenie wysłania wniosku na adres mailowy, który podał podczas wypełniania wniosku.
Następnie wniosek trafia do zakładki 'Rekrutacja', w której widzimy imię i nazwisko dziecka, datę wysłania wniosku oraz aktualny status wniosku. Dodatkową informacją o wpłynięciu podania jest powiadomienie push oraz komunikat z informacją: ,,Wpłynął nowy wniosek rekrutacyjny" w prawym górnym rogu aplikacji.
Aby móc zweryfikować wniosek należy kliknąć imię i nazwisko dziecka. Z tego miejsca widzimy wszystkie uzupełnione dane wniosku. Po wejściu w 'Operacje' mamy możliwość pobrania wniosku w formacie PDF, Usunięcie wniosku bądź +Dodania dziecka do placówki.
Również z tego miejsca placówka może zmienić status wniosku na: Nowy, W takcie, Przyjęty lub Odrzucony. Nadany stan widoczny będzie także na liście wszystkich wniosków rekrutacyjnych. Po każdorazowej zmianie statusu aplikacja w prawym górnym rogu wyświetli komunikat: ,,Wniosek został zaktualizowany".
Jeżeli status formularza zostanie przypisany jako Przyjęty bądź Odrzucony to dodatkowo aplikacja, wyświetli opcję wysłania wiadomości mailowej do rodzica o zmianie statusu wniosku. Placówka może skorzystać z gotowego szablonu lub wpisać dowolną treść. Wprowadzony tekst możemy też zapisać na przyszłość.
Kolejnym krokiem jest zapisanie zmian. Po wdrożeniu modyfikacji w prawym górnym rogu aplikacja pokaże informacje: ,,Wniosek został zaktualizowany". Wiadomość została wysłana do opiekunów prawnych".
Funkcja +Dodaj dziecko do placówki pozwala na założenie konta dla dziecka w aplikacji, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Po wybraniu odpowiedniej grupy, płci oraz daty przyjęcia mamy również możliwość założenia konta rodzica. Następnie zaznaczamy przycisk 'Importuj'.
Po wprowadzeniu odpowiednich danych w prawym górnym rogu aplikacji wyświetli się komunikat: ,,Konto dla rodzica zostało poprawnie dodane" oraz ,,Dziecko zostało dodane do placówki".
Na adres mailowy rodzica został wysłany link aktywacyjny do zalogowania w aplikacji. Po wejściu w profil dziecka zobaczymy uzupełnione dane, które zostały przeniesione z uzupełnionego wcześniej przez rodzica formularza rekrutacyjnego. Możliwość tę krok po kroku opisuje artykuł Rekrutacja — dodanie dziecka do placówki.
W dowolny sposób można zarządzać też etykietami, co w późniejszym etapie pomaga filtrować i wyszukiwać dzieci z konkretnymi oznaczeniami.
Placówka ma możliwość wpisania zarówno własnego tekstu, jak i stworzenia dowolnej ilości takich etykiet. Mogą to być np.: ,,Kontakt mailowy", czy ,,Oczekuje na dostarczenie dokumentów". Należy pamiętać, aby po dodaniu etykiety jeszcze przed zapisaniem zmian zatwierdzić wprowadzony wcześniej tekst "enterem".
Przechodząc do listy formularzy rekrutacyjnych, można zobaczyć pojawienie się nowych opcji filtrowania wniosków np.: po statusie.
Domyślnie jest to status aktualne, który zakłada wyświetlanie wniosków Nowych, W trakcie i Przyjętych. Nie wyświetla on formularzy o statusie Odrzucone. Aby móc zobaczyć takie wnioski należy zmienić status na Wszystkie lub Odrzucone.
Placówka może filtrować wnioski również po ich dacie wysłania. Tutaj można weryfikować: Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni, Poprzedni miesiąc, Ten rok, Poprzedni rok oraz Wszystkie wnioski.
Kolejną alternatywą jest filtrowanie wniosków za pomocą etykiet. Placówka, tworząc etykiety w późniejszym etapie, może je odpowiedni sposób posegregować według własnych potrzeb.
Zmienić status lub etykietę dla danego wniosku rekrutacyjnego można równie dla jednego, lub dla kilku formularzy jednocześnie. Po wybraniu określonych dzieci, dla których chcemy dokonać zmian, kolejno wybieramy opcję: 'Operacje masowe'. Następnie w zależności czy to ma być zmiana statusu lub etykiety zaznaczamy odpowiedni wariant.
Zmianę etykiet dokonujemy w podobny sposób. Wybieramy odpowiedni wariant lub wpisujemy nowy, a następnie zapisujemy zmiany. Kolejno aplikacja wyświetli komunikat ,,Etykiety zostały zmienione".
Po odpowiednim wyfiltrowaniu i zaznaczeniu wniosków mamy możliwość usunięcia ich za pomocą funkcji operacji masowych. Może to być pojedynczy formularz bądź kilka takich arkuszy. Najczęściej są to wnioski odrzucone bądź te z poprzednich lat, które nie powinny już znajdować się na liście wszystkich dostępnych formularzy. Usunięcie takich wniosków dokonujemy po ich uprzednim zaznaczeniu, następnie wybieramy opcję 'Operacji masowych' --> 'Usuń wnioski'.
Aby zapobiec przypadkowemu usunięciu wniosków, aplikacja poprosi o dodatkowe potwierdzenie takiej czynności. Po zaznaczeniu Tak, w prawym górnym rogu wyświetli się komunikat o powodzeniu zakończonej operacji oraz o liczbie usuniętych wniosków.
Raport wniosków rekrutacyjnych
Aby, pobrać zestawienie wszystkich wniosków wybieramy opcję operacje, a następnie pobierz listę (Excel)