Kiedy dziecko przestanie już uczęszczać do placówki, możemy przenieść je do Archiwum, aby zapewnić sobie dostęp do historii pobytu dziecka odnotowanej w aplikacji.
Jak zarchiwizować dziecko?
Aby zarchiwizować dziecko lub wybrane dzieci wystarczy przejść do modułu Placówka > Dzieci, a następnie z listy dzieci wybieramy dziecko lub dzieci, które opuszczają placówkę.
Wybierając operacje masowe, a z nich opcję Archiwizuj dzieci, możemy wprowadzić datę opuszczenia placówki.
Archiwizację można również dokonać bezpośrednio z poziomu profilu dziecka w jego edycji.
Data ta może być datą bieżącą, jeżeli natomiast wcześniej znamy datę rezygnacji dziecka, możemy zaplanować archiwizację dziecka, uzupełniając datę w przód.
Co oznacza data opuszczenia placówki?
Jest to ostatni dzień, w którym dziecko będzie widoczne na listach obecności, tym samym będzie miała wpływ na zakres dat zawarty w dzienniku zajęć.
Data ta powiązana jest z ostatnim okresem rozliczeniowym dziecka, przykładowo posiłki i zajęcia dodatkowe będą rozliczane do dnia archiwizacji.
Ostatni rachunek dziecka zostanie wygenerowany zgodnie z zasadami rozliczeń, czyli jeżeli dziecko jest archiwizowane z ostatnim dniem maja, jego ostatni rachunek zostanie wystawiony w czerwcu, aby rozliczyć ostatni miesiąc.
Dzieci zarchiwizowane oznaczone są na liście rozliczeń czerwonym krzyżykiem.
Rozliczenie może zostać wysłane do rodziców poprzez aplikację Inso, pomimo archiwizacji dziecka. Do momentu, gdy rodzic ma aktywne konto może uregulować ostatni rachunek.
Archiwum dzieci
Aby przejść do archiwum, wystarczy wejść w zakładkę Placówka > Archiwum dzieci.
Dziecko, które zostało przeniesione do Archiwum, będzie widoczne z poziomu tej zakładki przez okres 5 lat.
Konta rodziców, które są przypisane do tego dziecka, będą aktywne jeszcze przez okres 30 dni po uregulowaniu ostatnich zaległości dotyczącej rozliczeń dziecka. Istnieje możliwość usunięcia konta rodzica ręcznie z poziomu tej zakładki poprzez dostępne opcje przy każdym z dzieci na liście.
W 'Archiwum dzieci' na liście widoczne jest imię i nazwisko dziecka, grupa, do której było przypisane oraz informacja kiedy dziecko opuściło placówkę.
Z tego poziomu można zmienić lub usunąć datę opuszczenia placówki, usunąć konto rodzica, jeżeli nadal jest aktywne oraz usunąć dziecko, jeśli nie jest nam potrzebna jego historia.
Możliwe jest również zaplanowanie przywrócenia dziecka.
Jak usunąć konto dziecka?
Usunięcie konta dziecka jest możliwe po jego wcześniejszym zarchiwizowaniu. Proces archiwizacji opisuje początek artykułu 👆.
Kolejnym krokiem jest przejście do modułu Placówka > Archiwum dzieci. Następnie poprzez wybranie opcji Usuń dziecko.
Potwierdzeniem usunięcia konta dziecka jest wpisanie treści "Bezpowrotnie usuwam dziecko" oraz w kolejnym kroku hasła do aplikacji. Dodatkowo aplikacja wyświetli komunikat o nieodwracalności działania usunięcia konta. Po wybraniu opcji OK - wyświetli się komunikat potwierdzający usunięcie konta dziecka.
💡 Ważne! W przypadku usunięcia konta dziecka — konto rodzica również zostanie usunięte.
💡 Ważne! Należy pamiętać, że usunięcie konta dziecka jest trwałe i wiąże się z usunięciem wszystkich danych oraz całej historii dziecka w placówce.
Jak przywrócić dziecko z archiwum?
Jeżeli placówka chciałaby przywrócić dziecko, które zostało zarchiwizowane, można to zrobić poprzez przejście do zakładki Placówka > Archiwum dzieci.
W aplikacji istnieją dwa sposoby przywrócenia dziecka:
wycofując archiwizację dziecka
planując przywrócenie
Wycofanie dziecka z archiwum
Aby wycofać dziecko z archiwum, należy wybrać opcję Wycofaj archiwizację przy wybranym dziecku i klikamy Wycofaj.
Dziecko zostanie przywrócone na listę dzieci z datą bieżącą.
Zaplanowane przywrócenie dziecka
Aby przywrócić dziecko z archiwum z datą przyszłą, należy wybrać opcję Zaplanuj przywrócenie.
Następnie konieczne jest określenie daty powrotu oraz wybór grupy, do której dziecko ma trafić.
Od momentu wycofania archiwizacji i przywrócenia dziecka na nowo można weryfikować listę obecności lub wygenerować dziecku pierwszy rachunek.