Artykuł wyjaśnia, jak zaimportować plik z płatnościami do aplikacji, a także jak działa funkcja nierozpoznanych płatności
Agenda:
Ręczne księgowanie płatności może okazać się pracochłonnym zadaniem. W związku z tym warto skorzystać z funkcji importu płatności, która skróci ten czas do minimum, pozwalając na wprowadzenie danych z przelewów za pomocą jednego pliku. Poniższy artykuł stanowi instrukcję, jak dokonać import płatności.
Aby zaimportować płatności do aplikacji, należy w pierwszej kolejności wyeksportować plik z historią płatności ze swojego banku w formacie CSV lub MT940.
💡 Sprawdź obsługiwane formaty poprzez aplikację — Kliknij tu!
💡 Jeżeli Państwa bank lub konkretny plik nie jest obsługiwany przez aplikację, prosimy o indywidualny kontakt. Bezpłatnie dostosujemy nasz system do wskazanego formatu.
Plik z listą wpłat od rodziców importujemy, przechodząc do modułu Finanse > Import płatności, a następnie klikając 'Wybierz plik'.
Ważne! Import płatności jest możliwy w przypadku osobnych kont rozliczeniowych na posiłki i czesne, należy jednak pamiętać o właściwym przyporządkowaniu płatności.
Po wgraniu pliku wyświetli się lista zaimportowanych płatności.
W przypadku pierwszego importu system automatycznie przypisze przelewy do poszczególnych dzieci tylko wtedy, gdy zastosujemy unikalny tytuł przelewów dla rodziców. Natomiast z każdym kolejnym importem, system będzie rozpoznawał płatności także na podstawie takich danych jak numer konta bankowego czy adres nadawcy.
Jeżeli aplikacja rozpozna przelewy, naszym zadaniem będzie wyłącznie zatwierdzenie powyższych płatności lub ewentualna edycja przypisanych przelewów.
Jeżeli uznamy, że system niewłaściwie przyporządkował płatność, z łatwością możemy zmienić przypisane dziecko i wprowadzić nowe za pomocą komunikatu 'Zmień'.
W przypadku osobnych kont rozliczeniowych na posiłki i czesne wybieramy odpowiednią grupę rozliczeń, do której wpłata ma zostać przypisana.
Możemy również odznaczyć płatności, które w ogóle nie dotyczą naszej placówki. Wówczas aplikacja nie uwzględni ich podczas importu.
Po dokonaniu potrzebnych zmian klikamy 'Zatwierdź powyższe płatności'.
Jeżeli system nie może rozpoznać płatności, konieczne jest ręczne wskazanie dziecka, którego płatność dotyczy.
Korzystamy z opcji 'Przypisz dziecko' i wybieramy profil dziecka lub wspólne konto rodzeństwa, do którego ma być przypisana płatność.
Po wskazaniu odpowiedniego dziecka, po krótkim czasie wpłata zostanie przypisana.
Jeżeli placówka nie jest pewna, do kogo dana wpłata powinna zostać przypisana, nie musi przypisywać przelewu w chwili importu. Ta wpłata zostanie zapisana w nierozpoznanych płatnościach, które następnie placówka może odpowiednio przypisać do wybranego dziecka lub usunąć z listy nierozpoznanych płatności.
Nieprzypisane płatności można usuwać pojedynczo, klikając w ikonkę 'X', lub usunąć wszystkie naraz klikając w 'Wyczyść nieprzypisane'.
Wszystkie zaimportowane wpłaty możemy zweryfikować z zakładki Import płatności > Historia importu.
Dodatkowo wynik importu płatności, wraz z innymi wpłatami, możemy zobaczyć w module Finanse > Rozliczenia. Natomiast w zakładce 'Wpłaty' możemy zweryfikować płatności zaimportowane do aplikacji.
Wczytanie tego samego pliku CSV lub MT940 po raz drugi
W przypadku importu tego samego pliku CSV lub MT940 jeszcze raz aplikacja nie pozwoli na ponowne przypisanie wpłat zaksięgowanych w poprzednim imporcie płatności. Dodatkowo aplikacja wyświetli komunikat o ilości pominiętych transakcji, które zostały zaimportowane wcześniej.
W przypadku płatności online w aplikacji, wpłaty księgują się w aplikacji automatycznie. Nie musimy martwić się o to, że przy imporcie płatności kwota zaczyta nam się ponownie, ponieważ aplikacja podczas wczytywania pliku na to nie pozwoli. Opłata ta zostanie pominięta.