Wiemy, jak dużo czasu może zajmować wprowadzenie każdego dziecka z osobna do naszej aplikacji, dlatego przygotowaliśmy specjalny moduł, dzięki któremu wprowadzenie danych do systemu pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.
Zanim przejdziemy do importu danych dzieci, w pierwszej kolejności należy uzupełnić dane placówki, wprowadzić grupy, skonfigurować ustawienia rozliczeń oraz dodać diety. Warto skorzystać z przewodnika po konfiguracji aplikacji!
Import dzieci
Gdy placówka jest odpowiednio skonfigurowana, możemy przejść do importu danych dzieci. W tym celu należy przejść do modułu Placówka > Dzieci, a następnie Operacje > Importuj dzieci.
Po wybraniu opcji 'Importuj dzieci' dostępna jest krótka instrukcja opisująca ten krok:
Jeśli placówka posiada plik w formacie XLSX lub CSV z danymi dzieci np. pobrany ze swojego aktualnego systemu, lub bazy danych może go zaimportować.
Jeśli placówka nie posiada gotowego pliku, może pobrać dostępny wzór pliku XLSX (Excel), uzupełnić go danymi, a następnie zaimportować.
Wskazówka! Jeżeli obawiasz się, czy dane dzieci zostaną odpowiednio zaimportowane do ich profilu w aplikacji, import możesz dokonać w następujący sposób:
uzupełnij plik danymi jednego dziecka i dokonaj importu,
jeśli wszystko się zgadza, zaimportuj pełny plik z danymi pozostałych dzieci.
2. Po wgraniu uzupełnionego pliku przechodzimy do kolejnego kroku importu dzieci. W tym kroku należy przyporządkować kolumny z pliku do odpowiedników w aplikacji.
Jak to zrobić? Korzystając z listy rozwijalnej przy zaimportowanych kolumnach z danymi, należy dopasować nazwę pola w aplikacji.
Ważne! Pola oznaczone * są wymagane i bez wskazania tych danych aplikacja nie pozwoli zaimportować dzieci.
Są to takie pola:
- nazwisko
- imię
- grupa
- płeć
Ważne! Jeśli plik zawierał kolumny o takich samych nazwach jak pola w aplikacji, aplikacja dopasuje je automatycznie.
Jeżeli w pliku zostały podane adresy e-mail rodziców, mamy możliwość oznaczenia pola "załóż konta rodzicom automatycznie".
Po zatwierdzeniu importu, na podane w pliku adresy e-mail automatycznie zostaną przesłane linki aktywacyjne, dzięki którym rodzice od razu będą mogli zalogować się do aplikacji.
3. Jeśli wszystkie pola, które chcemy zaimportować, są już dopasowane, należy kliknąć Zatwierdź import.
Jeśli aplikacja rozpozna, że format daty lub informacja o płci dziecka jest błędnie wprowadzona, dane dzieci nie zostaną zaimportowane. Aplikacja wyświetli informacje o błędach, które wystąpiły podczas importu.
PRZYKŁAD
Poniżej umieszczono przykładowy plik, który uzupełniono danymi dzieci:
Po uzupełnieniu i zapisaniu pliku należy go zaimportować za pomocą przycisku 'Dodaj plik'. Wybieramy uzupełniony plik z danymi, a następnie zatwierdzamy operację przyciskiem 'Importuj dzieci'. Po przypisaniu kolumn z dedykowanymi polami w profilu dziecka w aplikacji zatwierdzamy import.
Po dokonanym poprawnym imporcie otrzymamy komunikat informujący o ilości zaimportowanych dzieci.
Ważne! Jeśli aplikacja rozpozna, że dziecko, które importujemy, ma takie samo imię i nazwisko jak dziecko w aplikacji, pominie je przy imporcie.
Po zaimportowaniu danych dzieci do aplikacji możemy założyć konta rodziców.