Artykuł opisuje, jak włączyć funkcję automatycznego generowania faktur do rozliczeń
Aplikacja Inso umożliwia automatyczne generowanie faktur za rozliczenia oraz przesyłanie ich do rodziców, wraz z możliwością pobrania i wydruku dokumentu.
Artykuł opisuje:
W module Finanse > Grupy rozliczeń w edycji grupy należy przejść do sekcji Faktury, w której włączamy lub wyłączamy opcję generowania faktur oraz decydujemy o tym, czy dane dziecka mają być na fakturze. W tym miejscu także możemy zamieścić prefiks lub opis do faktury.
Aby skonfigurować faktury, należy przejść do modułu Finanse > Grupy rozliczeń. Następnie wybieramy grupę rozliczeń, dla której chcemy wprowadzić zmiany i klikamy w opcję edycji, ikonę ołówka znajdującego się po prawej stronie.
Istnieje możliwość generowania faktury dla wszystkich dzieci lub tylko dla kilku wybranych. Sprawdź, jak ustawić faktury indywidualne.
Następnie w sekcji Płatności i numery kont bankowych uzupełniamy numer konta, numer NIP oraz dane do przelewu, które odpowiadają sekcji Sprzedawca na fakturze.
Kolejnym krokiem jest ustalenie daty wystawienia oraz terminu płatności — mamy możliwość wyboru czy data wystawienia oraz termin płatności mają być liczone odpowiednio od pierwszego dnia miesiąca, czy od momentu wysłania rozliczeń wraz z fakturami do rodziców. Ostatnim krokiem jest zapisanie wszystkich wprowadzonych wcześniej zmian.
Ważne❗️ Jeżeli dokonamy zmiany sposobu liczenia daty wystawienia oraz terminu płatności zmiany te uwzględnione zostaną dopiero w następnym rozliczeniu. Jeżeli chcemy, aby zmiany ustawienia miały wpływ na już utworzone rozliczenia, należy wygenerować je ponownie.
Ostatnie pole możliwe do skonfigurowania na fakturze to pole 'Nabywca'. Pole to można zdefiniować w profilu dziecka. Należy przejść do edycji profilu dziecka i w sekcji 'Dane do faktury' uzupełnić dane, np. dane rodzica/opiekuna.
Jak nadawana jest numeracja faktur?
Numer na fakturze nadawany jest w momencie wysyłania rozliczeń do rodziców. Taka forma gwarantuje nadanie ciągłości numeracji zgodnej z kolejnością dzieci na liście rozliczeń. Zalecaną czynnością jest grupowe pobranie faktur dla wszystkich dzieci tuż po wysłaniu ich do rodziców.
Ważne❗️
-
Jeżeli do aplikacji dodane jest kilka placówek o różnych numerach NIP, to dla każdego z nich utworzą się osobne ciągi numeracji.
-
Jeżeli placówka korzysta w aplikacji z różnych prefiksów, to dla każdego z nich utworzy się osobny ciąg numeracji.
-
W przypadku kilku placówek o tym samym numerze NIP, ciągłość numeracji zostanie zachowana. Należy wtedy pamiętać, aby pobrać faktury zaraz po wysłaniu rozliczeń do rodziców dla każdej z placówek - wtedy ciągłość zostanie zapewniona zgodnie z kolejnością pobrania.
Ważne❗️Należy pamiętać, że w przypadku kilku grup rozliczeń dla każdej grupy rozliczeń należy wygenerować rozliczenia i wysłać je do rodziców. Każda grupa rozliczeń stanowi niezależne rozliczenia.
Pobranie i wydruk faktur
W celu pobrania faktur należy przejść do modułu Finanse > Rozliczenia miesięczne bądź Rozliczenia jednorazowe — w zależności, dla której z tych grup chcemy skorzystać z tej możliwości. Jeżeli chcemy pobrać wszystkie faktury na dany miesiąc dla jednej z grup, należy skorzystać z opcji Operacje > Pobierz faktury bądź z zakładki Faktury > Operacje > Pobierz faktury
Ważne❗️ Dla konfiguracji faktur z terminem liczonym od daty wysłania do rodziców odpowiednia data wystawienia i termin płatności uzupełnione zostaną dopiero po przesłaniu rozliczeń do rodziców.
Ważne❗️ Należy pamiętać, że w przypadku kilku grup rozliczeń dla każdej z tych grup należy pobrać faktury osobno, gdy korzystamy z opcji pobierania faktur z poziomu: Operacje > Pobierz faktury. Natomiast jeśli chcemy skorzystać z możliwości pobrania wszystkich faktur na dany miesiąc jednocześnie, bez podziału na grupy rozliczeń to warto skorzystać z opcji Faktury > Operacje > Pobierz faktury.
Operacje > Pobierz faktury
Faktury > Operacje > Pobierz faktury
W ten sposób pobrany zostanie folder z fakturami formatu PDF na dany miesiąc, wraz z nadanym odpowiednim ciągiem numeracji dokumentów.
Można także pobrać pojedyncze faktury poprzez przejście w szczegóły rozliczeń wybranego dziecka.
Po przesłaniu rozliczeń umożliwiamy podgląd i pobranie faktur z poziomu aplikacji rodzica - link.
Jeśli faktura zostanie opłacona przez rodzica, a płatność ta zostanie zaksięgowana w aplikacji, to zyskuje ona status "Opłacona". Zarówno placówka jak i rodzic może pobrać fakturę za uregulowane rozliczenie ze statusem 'Opłacona'. Jest to dodatkowe usprawnienie, które pomaga rodzicowi przedstawić dowód opłaconej faktury.
