Przed nami jedna z największych zmian w sposobie rozliczania firm w Polsce – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wiemy, że nowe przepisy mogą budzić pytania i niepewność. Dlatego przygotowaliśmy dla Państwa praktyczne podsumowanie, które wyjaśnia, co KSeF oznacza konkretnie dla Państwa placówki i jak Inso pomoże gładko przejść przez tę zmianę.
W skrócie – najważniejsze informacje
Faktury dla rodziców (B2C) wystawiają Państwo tak jak do tej pory. KSeF ich nie dotyczy, a proces w Inso pozostaje bez zmian.
Zmieni się sposób, w jaki otrzymują Państwo faktury kosztowe (np. za paliwo, catering, media czy za aplikację Inso). Będą one trafiać do Państwa przez system KSeF. Wyjątkiem są faktury wystawiane na osoby prywatne (bez NIP) - one będą nadal wysyłane w formie PDF.
Należy przygotować się na odbiór e-faktur już od 1 lutego 2026 r., ponieważ wtedy obowiązek ten obejmie największych dostawców.
Pracujemy nad nowym modułem w Inso, który ułatwi Państwu zarządzanie cyfrowym obiegiem dokumentów, w tym fakturami z KSeF.
Wystawianie faktur dla rodziców (B2C) – tu wszystko zostaje po staremu
Najważniejsza informacja jest taka, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur między przedsiębiorcami (B2B). Państwa podstawowa działalność, czyli wystawianie rachunków dla rodziców (osób fizycznych), nie będzie objęta KSeF.
Dlatego proces fakturowania w Inso pozostaje dziecinnie prosty i nie wymaga żadnych zmian z Państwa strony. Tak jak dotychczas, wygenerują Państwo faktury w formacie PDF, a wszystkie dane potrzebne do księgowości zostaną przekazane za pomocą raportu JPK_FA.
Nie planujemy integracji z KSeF w tym obszarze, ponieważ nie jest ona wymagana przez prawo i nie przyniosłaby realnej wartości w rozliczeniach z rodzicami. Skupiamy się na tym, co najważniejsze – prostocie i zgodności z przepisami.
Odbieranie faktur kosztowych (B2B) – tutaj pojawia się zmiana
Od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy Państwa dostawcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że nie otrzymają już Państwo od nich faktury mailem czy w formie papierowej. Będzie ona dostępna do pobrania na Państwa koncie w państwowym systemie.
Co ważne, warto przygotować się na tę zmianę wcześniej. Już od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm w Polsce. W praktyce oznacza to, że faktury np. ze stacji paliw czy od dużych firm cateringowych zaczną Państwo otrzymywać w nowej formie niemal dwa miesiące wcześniej.
Również faktury za korzystanie z aplikacji Inso będą od 1 kwietnia 2026 r. dostarczane wyłącznie przez KSeF. Oczywiście, co miesiąc otrzymają Państwo od nas powiadomienie o jej wystawieniu.
Wyjątek stanowią faktury wystawiane dla osób prywatnych, nieposiadających numeru NIP. Faktury te będziemy co miesiąc przesyłać w formie PDF - tutaj nic się nie zmienia.
Jak Inso pomoże w obsłudze faktur z KSeF?
Rozumiemy, że zarządzanie fakturami z KSeF to nowe wyzwanie administracyjne dla Państwa placówki. Ściąganie ich z platformy rządowej i przekazywanie do księgowości to dodatkowa praca, którą chcemy Państwu uprościć.
Dlatego już teraz pracujemy nad nowym modułem, który będzie zawierał Cyfrowy Obieg Dokumentów. Jego celem będzie m.in. ułatwienie obsługi faktur kosztowych, aby cały proces był tak intuicyjny, jak reszta naszej aplikacji. Chcemy, aby technologia ponownie wyeliminowała biurokrację, a Państwo mogli skupić się na tym, co najważniejsze.
Więcej szczegółów na temat nowego modułu przekażemy do końca tego roku.