Kiedy można zarchiwizować grupę?
Z funkcji archiwizuj można skorzystać gdy w wyniku zmian grup i zakończenia nauczania, grupa nie ma przypisanych już dzieci.
Warto pamiętać, że nie trzeba co roku archiwizować grup. Funkcja służy wyłącznie do uporządkowania nieużywanych już nazw grup.
Przykłady:
- Jeżeli dzieci w czasie uczęszczania przez 3 lata do placówki są cały czas w grupie Misie - nie ma konieczności zakładania nowych grup i archiwizowania starych.
- Jeżeli nazwy grup są stałe dla roczników (np. 3-latki zawsze są w grupie Misie, 4 latki w grupie Słoniki, 5-latki w grupie Myszki) - również nie ma konieczności zakładania grup i archiwizowania starych.
Archiwizacja grupy - jak zarchiwizować grupę
Aby zarchiwizować grupę, należy przejść do zakładki Placówka > Grupy. Przy nazwie grupy klikamy ikonę z trzema kropkami i wybieramy opcję “Archiwizuj”.
System nie pozwala na archiwizację grupy, jeśli wciąż będą do niej przypisane dzieci i pracownicy.
W takim przypadku w pierwszej kolejności należy przenieść dzieci do innej grupy lub zarchiwizować konta dzieci, które opuściły placówkę.
Jak to zrobić dowiesz się z artykułów: Zmiana grupy dziecka i Archiwizacja i usuwanie dziecka z placówki.
Jakie są korzyści z archiwizacji grupy?
Dzięki funkcji archiwizacji dane grupy są nadal przechowywane w systemie. Zarchiwizowaną grupę można w każdej chwili odnaleźć w module Komunikacja (zarówno w konwersacjach, jak i na tablicy ogłoszeń), a także w Raportach.
Raporty dla zarchiwizowanych grup są dostępne do pobrania, co pozwala na wygodny powrót do tych danych w razie potrzeby.
Przywrócenie zarchiwizowanej grupy
Aby przywrócić zarchiwizowaną grupę, należy przejść do zakładki Placówka > Grupy > Archiwum. Przy grupie, którą chcemy przywrócić klikamy ikonę z trzema kropkami i wybieramy opcję “Przywróć z archiwum”.
‼️ Uwaga! Z poziomu archiwum istnieje możliwość skorzystania z opcji „Usuń”, jednak działanie to jest niezalecane!
W przypadku jej usunięcia, powiązane dane (np. wiadomości, niezarchiwizowane dzienniki) zostaną również usunięte. Działanie to jest nieodwracalne!