Artykuł wyjaśnia jak działa funkcja zastępstw dotyczących całego dnia oraz zastępstw godzinowych
Funkcja ta pozwala nam na określanie zastępstw w przypadku nieobecności danego nauczyciela, wraz z przyznaniem odpowiednich dostępów do grup i dzienników, wyłącznie na czas zastępstwa. Należy pamiętać, że dodając zastępstwa w zakresie grup, udostępniamy podgląd do list obecności oraz modułu komunikacji i innych podstawowych informacji w obrębie grupy.
Aby skorzystać z tej funkcji, przechodzimy do modułu Kadra -> Zastępstwa.
Z poziomu zastępstw definiujemy:
-
Zastępowanego pracownika
-
Kto ma go zastępować
-
Daty, na jaki okres zastępstwo ma być utworzone. Są to daty kiedy pracownik pełniący zastępstwo otrzyma dodatkowe uprawnienia w aplikacji.
- Czas obowiązywania zastępstwa - decydujemy, czy zastępstwo ma obowiązywać cały dzień, czy w wybranych godzinach w ciągu dnia.
- Gdzie zastępstwo ma obowiązywać — możemy zdecydować, do jakich placówek lub grup oraz do jakich dzienników ma mieć dostęp nauczyciel pełniący zastępstwo.
Po zapisie pracownik zastępujący będzie miał rozszerzony widok o wcześniej zdefiniowany dostęp.
- Akceptacja zastępstwa przez osobę zastępującą - osoba zastępują musi zaakceptować dodane zastępstwo w zakładce Kadra > Zastępstwa, aby podczas dodawania wpisu w dzienniku pojawiła się odpowiednia adnotacja "Zastępstwo".
W przypadku dodania wpisu w dzienniku w dniu zastępstwa istnieje możliwość wyboru dwóch przedziałów czasowych dla jednego wpisu.
Ważne ! Wraz z zakończeniem zastępstwa widok pracownika zostanie przywrócony do ustawień zgodnych z dotychczasowymi uprawnieniami.
Uwaga! Po akceptacji zastępstwa w przypadku dodania lub edycji wpisu w dniu, w którym nie obowiązuje zastępstwo nadpisze się adnotacja (Zastępstwa) przy imieniu i nazwisku pracownika. Dla edycji lub dodania wpisu w dniu innym sugerujemy dokonywać zmian przed lub po okresie trwania zastępstwa.
Zastępstwo godzinowe
W module Kadra > Zastępstwa wprowadzona została funkcja tworzenia zastępstw godzinowych. Od teraz aplikacja umożliwia określenie, czy zastępstwo ma charakter całodniowy, czy dotyczy jedynie wybranych godzin.
W przypadku skorzystania z opcji dodania godzinowego zastępstwa musimy pamiętać o odznaczeniu checkboxa 'Cały dzień' i uzupełnić godziny, w których zastępstwo się odbywa. 
- Akceptacja zastępstwa przez osobę zastępującą - osoba zastępują musi zaakceptować dodane zastępstwo w zakładce Kadra > Zastępstwa, aby podczas dodawania wpisu w dzienniku pojawiła się odpowiednia adnotacja "Zastępstwo".
Ważne! Istnieje możliwość dodania kilku zastępstw w różnych godzinach w ciągu jednego dnia.
Ważne ! Wraz z zakończeniem zastępstwa widok pracownika zostanie przywrócony do ustawień zgodnych z dotychczasowymi uprawnieniami.
Uwaga! Po akceptacji zastępstwa w przypadku dodania lub edycji wpisu w określonych godzinach dnia, w którym nie obowiązuje zastępstwo nadpisze się adnotacja (Zastępstwa) przy imieniu i nazwisku pracownika. Dla edycji lub dodania wpisu w dniu innym sugerujemy dokonywać zmian przed lub po okresie trwania zastępstwa.
Z poziomu listy Zastępstw możemy korzystać z filtrów, aby w szybki sposób zweryfikować np. zastępstwa, które już się zakończyły.
🪄 Dodatkowe usprawnienia funkcji Zastępstw
- Tworzenie zastępstw z poziomu wniosków urlopowych
Po zaakceptowaniu wniosku urlopowego osoba akceptująca może szybko przejść do dodania zastępstwa za tego pracownika na czas jego nieobecności (urlopu).
W zaakceptowanym wniosku urlopowym pojawi się zielony przycisk Dodaj zastępstwo. Po kliknięciu automatycznie uzupełni się pole Zastępowany pracownik oraz Data zastępstwa.
Zastępstwo a wpis w dzienniku zajęć przedszkola
Po dodaniu zastępstwa, osoba zastępująca zyskuje dostęp do wszystkich dzienników osoby zastępowanej (Jeśli nie jest do niego przypisana). W przypadku dodania wpisu do dziennika zajęć podczas zastępstwa wpis ten będzie miał dodatkowy komunikat informujący o zastępstwie w danym dniu.
Ważne! Aby adnotacja zastępstwa pojawiła się osobą zastępująca musi przed dodaniem wpisu zaakceptować takie zastępstwo.
Ważne! W przypadku dodania wpisu do dziennika w ramach zastępstwa godzinowego aplikacja zweryfikuje, czy wpis w dzienniku zawiera się w godzinach zastępstwa. Jeśli tak zostanie oznaczony jako wpis na zastępstwie, w przeciwnym razie aplikacja wyświetli odpowiedni komunikat.
Wydruk dziennego zapisu pracy dydaktycznej dziennika również uwzględnia taką informację.
Jeśli nauczyciel ma dostęp do dziennika, a jednocześni pełni zastępstwo w tej grupie, jego wpisy również zostaną oznaczone jako wpisy w ramach zastępstwa.
Ważne! Tutaj idealnie sprawdzą się zastępstwa godzinowe, które pozwalają aplikacji rozróżnić, które wpisy nauczyciela dotyczą pełnionego zastępstwa, a które nie.
- Powiadomienie do pracownika o przypisanym zastępstwie
Pracownik przydzielony do zastępstwa otrzyma powiadomienia o dniach i godzinach, w których pełni zastępstwo. Po przejściu do szczegółów zastępstwa będzie mógł zweryfikować, do których grup i dzienników będzie miał dostęp. Adnotacja zastępstw pojawi się przy konkretnym wpisie w dzienniku wyłącznie po zaakceptowaniu zastępstwa przez pracownika.
- Raport zastępstw/godzin ponadwymiarowych
Po włączeniu funkcji godzin ponadwymiarowych w ustawieniach aplikacji:
W module Kadra dostępna będzie nowa zakładka Godziny ponadwymiarowe, w której znajdziemy podsumowanie miesięczne wpisów w dzienniku w ramach godzin ponadwymiarowych oraz zastępstw każdego nauczyciela. Dodatkowo w tej zakładce jest możliwy do pobrania raport zastępstw/godzin ponadwymiarowych z wybranym zakresie dat wraz z możliwością oznaczenia wszystkich pracowników lub konkretnego pracownika.