Pozostałe funkcje
      Wróć na stronę główną
      1. Pomoc Inso
      2. Kadry i pracownicy
      3. Pozostałe funkcje

      Zastępstwa

      Artykuł wyjaśnia jak działa funkcja zastępstw dotyczących całego dnia oraz zastępstw godzinowych


      Funkcja ta pozwala nam na określanie zastępstw w przypadku nieobecności danego nauczyciela, wraz z przyznaniem odpowiednich dostępów do grup i dzienników, wyłącznie na czas zastępstwa. 

      Ważne! Należy pamiętać, że dodając zastępstwa w zakresie grup, udostępniamy podgląd do list obecności oraz modułu komunikacji i innych podstawowych informacji w obrębie grupy.

      Ważne! W przypadku nieobecności osoby o uprawnieniach dyrektora lub właściciela w aplikacji  musimy pamiętać, że takie zastępstwo można dodać wyłącznie z poziomu konta Dyrektora lub Właściciela.

      Aby skorzystać z tej funkcji, przechodzimy do modułu Kadra -> Zastępstwa. Z tego miejsca jesteśmy w stanie zweryfikować: Okres zastępstwa, Godziny, Nieobecny oraz Zastępujący Pracownik, a także Status.

      Z poziomu zastępstw definiujemy:

      • Zastępowanego pracownika

      • Kto ma go zastępować

      • Daty, na jaki  okres zastępstwo ma być utworzone. Są to daty kiedy pracownik pełniący zastępstwo otrzyma dodatkowe uprawnienia w aplikacji.

      • Czas obowiązywania zastępstwa - decydujemy, czy zastępstwo ma obowiązywać cały dzień, czy w wybranych godzinach w ciągu dnia.
      • Gdzie zastępstwo ma obowiązywać — możemy zdecydować, do jakich placówek lub grup oraz do jakich dzienników ma mieć dostęp nauczyciel pełniący zastępstwo.

      Zastępstwo całodniowe

      W przypadku skorzystania z opcji dodania całodniowego zastępstwa musimy pamiętać o zaznaczeniu  checkboxa  'Cały dzień' oraz o wybraniu odpowiedniej placówki, a także dzienników, do których pracownik będzie miał dostęp podczas trwającego zastępstwa. Jeżeli chcemy pominąć jakąś placówkę lub dziennik odznaczamy niebieski kwadrat przy konkretnej nazwie. Po dodaniu zastępstwa wyświetli się zielony komunikat: "Zastępstwo zostało zapisane".

      Ważne! Jeżeli nie chcemy, aby w którymś z dzienników podczas dodawania wpisu  pojawiła się adnotacja 'Zastępstwa' to pamiętamy o jego odznaczeniu w opcji 'Dzienniki' podczas dodawania zastępstwa. 



      Po zapisie pracownik zastępujący będzie miał rozszerzony widok o wcześniej zdefiniowany dostęp. Dodane zastępstwo można edytować w każdym momencie. Jeżeli zostało dodane błędnie to możemy je również usunąć.

      • Akceptacja zastępstwa przez osobę zastępującą 



      W przypadku uruchomienia opcji: "Pracownik musi zaakceptować lub odrzucić zastępstwo" przez administratora w ustawieniach aplikacji (Zalogowany jako > Ustawienia aplikacji > Zastępstwa) - osoba zastępująca musi zaakceptować dodane zastępstwo dostępne w zakładce Kadra > Zastępstwa, aby podczas dodawania wpisu w dzienniku pojawiła się odpowiednia adnotacja "Zastępstwo". Jeżeli opcja ta jest wyłączona po dodaniu zastępstwa zostaje ono zaakceptowane automatycznie.

      • Dodanie wpisu do dziennika podczas zastępstwa

      W przypadku dodania wpisu w dzienniku w dniu zastępstwa istnieje możliwość wyboru dwóch przedziałów czasowych dla jednego wpisu. Wpis ten będzie miał dodatkowy komunikat informujący o zastępstwie w danym dniu.



      Jeśli korzystamy z opcji 'Podpisz' przy wcześniej dodanym już wpisie przez inną osobę to również mamy możliwość wskazania dwóch osobnych przedziałów czasowych.


      Ważne! W przypadku dodania wpisu do dziennika w ramach zastępstwa godzinowego aplikacja zweryfikuje, czy wpis w dzienniku zawiera się w godzinach zastępstwa. Jeśli tak zostanie oznaczony jako wpis na zastępstwie, w przeciwnym razie aplikacja wyświetli odpowiedni komunikat.

      Ważne! Jeżeli nie chcemy, aby w którymś z dzienników podczas dodawania wpisu pojawiła się adnotacja 'Zastępstwa' to pamiętamy o jego odznaczeniu w opcji 'Dzienniki' podczas dodawania zastępstwa. 

      Ważne !       Wraz z zakończeniem zastępstwa widok pracownika zostanie przywrócony do ustawień zgodnych z dotychczasowymi uprawnieniami.

      Wydruk dziennego zapisu pracy dydaktycznej dziennika również uwzględnia taką informację.

      zastepstwa4

      Jeśli nauczyciel ma dostęp do dziennika, a jednocześni pełni zastępstwo w tej grupie, jego wpisy również zostaną oznaczone jako wpisy w ramach zastępstwa.


      Zastępstwo godzinowe

      W module Kadra > Zastępstwa wprowadzona została funkcja tworzenia zastępstw godzinowych. Od teraz aplikacja umożliwia określenie, czy zastępstwo ma charakter całodniowy, czy dotyczy jedynie wybranych godzin.

       W przypadku skorzystania z opcji dodania godzinowego zastępstwa musimy pamiętać o odznaczeniu  checkboxa  'Cały dzień' i uzupełnić godziny, w których zastępstwo się odbywa. Podczas dodawania zastępstwa godzinowego mamy możliwość wskazania dwóch przedziałów czasowych.
      Jeżeli chcemy pominąć jakąś placówkę lub dziennik odznaczamy niebieski kwadrat przy konkretnej nazwie. Po dodaniu zastępstwa wyświetli się zielony komunikat: "Zastępstwo zostało zapisane".

      Jeżeli nie chcemy, aby w którymś z dzienników podczas dodawania wpisu  pojawiła się adnotacja 'Zastępstwa' to pamiętamy o jego odznaczeniu w opcji 'Dzienniki' podczas dodawania zastępstwa. 


      • Akceptacja zastępstwa przez osobę zastępującą 
        W przypadku uruchomienia opcji: "Pracownik musi zaakceptować lub odrzucić zastępstwo" w ustawieniach aplikacji (Zalogowany jako > Ustawienia aplikacji > Zastępstwa) - osoba zastępująca musi zaakceptować dodane zastępstwo dostępne w zakładce Kadra > Zastępstwa, aby podczas dodawania wpisu w dzienniku pojawiła się odpowiednia adnotacja "Zastępstwo". Jeżeli opcja ta jest wyłączona po dodaniu zastępstwa zostaje ono zaakceptowane automatycznie.

      • Dodanie wpisu do dziennika podczas zastępstwa godzinowego

      W przypadku dodania wpisu w dzienniku w dniu zastępstwa istnieje możliwość wyboru dwóch przedziałów czasowych dla jednego wpisu. Wpis ten będzie miał dodatkowy komunikat informujący o zastępstwie w danym dniu.



      Jeśli korzystamy z opcji 'Podpisz' przy wcześniej dodanym już wpisie przez inną osobę to również mamy możliwość wskazania dwóch osobnych przedziałów czasowych.

      Ważne! W przypadku dodania wpisu do dziennika w ramach zastępstwa godzinowego aplikacja zweryfikuje, czy wpis w dzienniku zawiera się w godzinach zastępstwa. Jeśli tak zostanie oznaczony jako wpis na zastępstwie, w przeciwnym razie aplikacja wyświetli odpowiedni komunikat.

      Ważne!       Jeżeli nie chcemy, aby w którymś z dzienników podczas dodawania wpisu pojawiła się adnotacja 'Zastępstwa' to pamiętamy o jego odznaczeniu w opcji 'Dzienniki' podczas dodawania zastępstwa. 

      Ważne! Istnieje możliwość dodania kilku zastępstw w różnych godzinach w ciągu jednego dnia. 

      Ważne ! Wraz z zakończeniem zastępstwa widok pracownika zostanie przywrócony do ustawień zgodnych z dotychczasowymi uprawnieniami.

      Wydruk dziennego zapisu pracy dydaktycznej dziennika również uwzględnia taką informację.

      zastepstwa4

      Jeśli nauczyciel ma dostęp do dziennika, a jednocześni pełni zastępstwo w tej grupie, jego wpisy również zostaną oznaczone jako wpisy w ramach zastępstwa.

       

       🪄 Dodatkowe usprawnienia funkcji Zastępstw

      •  Tworzenie zastępstw z poziomu wniosków urlopowych

      Po zaakceptowaniu wniosku urlopowego osoba akceptująca może szybko przejść do dodania zastępstwa na czas jego nieobecności (urlopu).
      Obecnie istnieje możliwość dodania kilku zastępstw z poziomu jednego wniosku urlopowego. Jedno zastępstwo godzinowe może zawierać maksymalnie dwa przedziały czasowe.
      W zaakceptowanym wniosku urlopowym pojawi się zielony przycisk Dodaj zastępstwo. Po kliknięciu automatycznie uzupełni się pole Zastępowany pracownik oraz Data zastępstwa. 

      •  Filtrowanie zastępstw

        Z poziomu listy Zastępstw możemy korzystać z filtrów, aby w szybki sposób zweryfikować np. zastępstwa, które już się zakończyły. Z tego poziomu jesteśmy w stanie również zweryfikować: Okres zastępstwa, Godziny, Nieobecnego oraz Zastępującego Pracownika, a także Status.


      • Powiadomienie do pracownika o przypisanym zastępstwie

      Pracownik przydzielony do zastępstwa otrzyma powiadomienia o dniach i godzinach, w których pełni zastępstwo. Po przejściu do szczegółów zastępstwa będzie mógł zweryfikować, do których grup i dzienników będzie miał dostęp. Adnotacja zastępstw pojawi się przy konkretnym wpisie w dzienniku.

      Przy wyłączonej opcji w ustawieniach aplikacji:"Pracownik musi zaakceptować lub odrzucić zastępstwo" adnotacja pojawi się w dzienniku wyłącznie po zaakceptowaniu zastępstwa przez pracownika.

      •  Raport zastępstw

      W przypadku odnotowywania zastępstw w aplikacji mamy możliwość pobrania dwóch raportów. Są one dostępne w zakładce: Kadra > Zastępstwa > Operacje > Raport zastępstw (XLS), a także Raport zastępstw w dziennikach (XLS). Należy pamiętać, że raport będzie zawierał dane, które wcześniej wybraliśmy za pomocą filtra.

      - Raport zastępstw (XLS) - zawiera takie informacje jak: Nieobecny pracownik, Zastępujący pracownik, Data od, Data do, Godziny, a także Status.



      - Raport zastępstw w dziennikach (XLS) - w przypadku tego raportu wybieramy: Zakres dat Od - Do, a w opcji 'Filtruj dla pracownika' wskazujemy 'Wszyscy' lub konkretną osobę z listy.
      W raporcie znajdują się takie informacje jak: Data, Nauczyciel, Dziennik zajęć, Przyjęcie zastępstwa/Podpis pracownika, Liczba godzin, Pensum, a także Godziny zrealizowane/Podpis pracownika.