Artykuł wyjaśnia działanie grup rozliczeń cyklicznych i jednorazowych
Aplikacja INSO oprócz standardowych rozliczeń pozwala na niezależną konfigurację różnego typu opłat za pomocą grup rozliczeń.
Standardowe rozliczenia gdzie zarówno posiłki jak i czesne oraz wszelkie opłaty dodatkowe są, rozliczane na wspólny numer konta stanowią domyślną grupę rozliczeń.
Jak skonfigurować domyślną grupę rozliczeń dowiesz się z tego artykułu Płatności i numery kont bankowych (konfiguracja grupy domyślnej)
Grupa rozliczeń to nic innego jak zdefiniowany typ opłaty, dla której mogę wprowadzić niezależnie od domyślnej grupy rozliczeń dane dla opłat.
Dodawanie nowej grupy rozliczeń
Aby dodać nową grupę rozliczeń, przechodzimy do Finanse > Grupy rozliczeń i wybieramy opcję Dodaj. Następnie uzupełniamy poszczególne sekcje takie jak:
-
Nazwę grupy (np. posiłki, zajęcia dodatkowe)
-
Typ grupy Ważne! Raz zdefiniowany typ opłaty nie podlega późniejszej zmianie.
-
opłata cykliczna rozliczenia generowane dla dzieci co miesiąc, saldo rachunku uwzględnia nadpłaty i niedopłaty z poprzednich miesięcy, w każdym miesiącu można wygenerować jedno takie rozliczenie (np. opłaty za czesne, posiłki, zajęcia dodatkowe)
-
opłata jednorazowa dla jednego dziecka można wystawić kilka takich rozliczeń w miesiącu, każde rozliczenie ma indywidualne saldo, salda nie przechodzą między rozliczeniami (np. wpisowe, płatność za wycieczkę, podręczniki)
-
-
numer rachunku
-
dane firmy
-
termin płatności
-
sposób naliczania
-
odsetki
-
faktury
Jeżeli dla wybranej grupy rozliczeń dane są niezmienne, możemy ich nie uzupełniać, wówczas zostaną one nadpisane danymi z domyślnej grupy rozliczeń.
Utworzone grupy będziemy mogli zweryfikować z poziomu Finanse > Grupy rozliczeń. Z tego poziomu można zweryfikować ustawienia, dokonać ewentualnych zmian czy zmienić kolejność wyświetlania poszczególnych grup.
Po utworzeniu nowej grupy rozliczeń możemy ją przypisać do odpowiedniej opłaty. Przykładowo
Jeżeli konfigurujemy posiłki przechodzimy do Finanse > Ustawienia rozliczeń > Posiłki i wybieramy daną grupę rozliczeń.
Z poziomu Finanse > Rozliczenia miesięczne będziemy mieli możliwość przejścia do rozliczeń miesięcznych i na widoku głównym przechodzenia pomiędzy poszczególnymi grupami rozliczeń.
Ważne! Należy pamiętać, że w przypadku kilku grup rozliczeń dla każdej grupy rozliczeń należy wygenerować rozliczenia i wysłać je do rodziców. Każda grupa rozliczeń stanowi niezależne rozliczenia.
Archiwizacja grupy rozliczeń
Jeśli utworzona grupa rozliczeń nie jest już aktualna i placówka nie będzie generować rachunków dla tej grupy rozliczeń, należy ją zarchiwizować.
W jaki sposób zarchiwizować grupę rozliczeń?
Przechodzimy do zakładki Finanse > Grupy rozliczeń, następnie wybieramy nieaktywną grupę rozliczeń. Pod ustawieniami dotyczącymi wybranej grupy rozliczeń znajduje się opcja 'Archiwizuj grupę'.
Zarchiwizowana grupa rozliczeń nie będzie wyświetlana przy generowaniu nowych rachunków.
Ważne! Domyślna grupa rozliczeń nie może zostać zarchiwizowana.
Historia zmian
Aby, zobaczyć historię zmian w zakresie ustawień grup rozliczeń, wybieramy opcję operacje, a następnie historia zmian
Podgląd historii zmian: