Uzupełnienie danych placówki - Należy zweryfikować, czy placówka posiada odpowiednio uzupełnione dane. Można to zrobić poprzez przejście do zakładki Dziennik > Podsumowanie a następnie wybranie Edytuj obok nazwy placówki. Tutaj, rodzaj placówki powinien być ustawiony na Przedszkole oraz muszą zostać uzupełnione informacje na temat Województwa, Powiatu oraz Gminy.

Dodanie Orzeczeń i Opinii - Dodajemy je w profilu dzieci, w zakładce "Orzeczenia". Następnie możemy zweryfikować te informacje w zakładce Dotacje > Konfiguracja → Dzieci KS/ Dzieci WWR.

Ustawienie oddziałów placówki - należy zdefiniować rodzaj grup w placówce (ogólna, Integracyjna lub Specjalna). Robimy to w zakładce Dotacje > Konfiguracja > Ustawienie oddziałów.

Dodanie połączenia z KSeF - Należy wprowadzić połączenie z KSeF, aby aplikacja była w stanie automatycznie ładować potrzebne informacje. Wymagany jest w tym miejscu Certyfikat KSeF - instrukcja, w jaki sposób możemy go wygenerować znajduje się pod tym linkiem. Kiedy posiadamy już wymagane dane, przechodzimy do zakładki Dotacje > Konfiguracja > KSeF i klikamy Skonfiguruj połączenie z KSeF.

Pobieranie dokumentów - zakładka pozwala na automatycznie pobranie dokumentów z systemu KSeF. Opcja dostępna jest po połączeniu systemu z KSeF, w zakładce Dotacje > Dokumenty.

Na widocznej liście możemy sprawdzić numer dokumentu, kontrahenta, termin płatności, status dokumentu, informację czy został on sfinansowany z dotacji oraz jego wartość brutto.

Szczegóły dokumentu i zarządzanie statusem - każdy dokument możliwy jest do wglądu. Po kliknięciu w jego numer na liście dokumentów, otwiera się strona z dodatkowymi informacjami. Znajdziemy tutaj dane dokumentu, pozycje na nim wykazane oraz dane do płatności.

Statusem dokumentu możemy zarządzać po kliknięciu opcji Edytuj na górze strony. Możemy ustawić status na nowy, do opłacenia lub opłacony. Możliwe jest również dodanie notatki, towarzyszącej zmianie statusu. Status możemy zmienić również poprzez wybranie symbolu ołówka przy odpowiednim dokumencie, w widoku ich listy.

Przekształcenie dokumentu w wydatki - jeżeli zaimportowany dokument został sfinansowany z dotacji, mamy możliwość jego rozliczenia i jednoczesnego przekształcenia w wydatek. Możemy to zrobić wygodnie, z poziomu szczegółów dokumentu, klikając Rozlicz dokument.

Po kliknięciu tej opcji dokument zostanie przeniesiony do zakładki Wydatki i będziemy mieć możliwość uzupełnienia wszystkich wymaganych informacji, jak data opłacenia czy sposób rozliczania.

Następuje Synchronizacja między wydatkiem a dokumentem.

Lista Wydatków w zakładce Dotacje > Wydatki pozwala nam na przejrzenie wszystkich informacji o dokumentach, które są wydatkami w naszej placówce i są rozliczane z dotacji.

Ręczne dodawanie wydatków - aby dodać wydatek ręcznie, na liście należy kliknąć opcję Operacje na górze strony i wybrać opcję +Dodaj. Możemy tutaj uzupełnić wszystkie dane dotyczące dokumentu, kontrahenta (możliwe jest zaciągnięcie danych z GUS na podstawie NIPu), sposób rozliczania oraz widzimy podsumowanie rozliczenia dokumentu. Możemy również podzielić wydatek oraz dodać notatki.

Ręczne dodanie wydatku pozwala na uzupełnienie wszystkich danych. W przypadku wydatku dodane z wcześniej importowanego dokumentu, te dane są już uzupełnione i nie mamy takich samych możliwości edycji.

Import plików - na liście wydatków mamy również możliwość importu dokumentu. Możemy to zrobić również za pomocą Operacje, wybierając opcję Importuj z plików. Zaimportowany plik możemy Edytować, klikając w niego na liście wpłat. Posiadamy również informację o tym, że wydatek został zaimportowany ręcznie i możliwość zobaczenia pliku.

Możemy również usunąć plik, wybierając opcję Usuń wydatek widoczny na dole strony jego edycji.

Raport wydatków - po przejściu na listę wydatków i kliknięcie Operacje możemy również pobrać Raport wszystkich zaimportowanych wydatków w formacie pliku excel.

W tej zakładce możemy obejrzeć wszystkie wpływy w placówce podzielone według miesięcy dla każdego roku oraz wszystkie kwoty, podzielone według KS, WWR oraz normatywnych.

Każdy wpływ możemy edytować klikając ołówek po prawej stronie. Możemy tu zmienić miesiąc dotacji oraz kwoty lub usunąć wydatek.

Zakładka ta pozwala nam na sprawdzenie wszystkich statystyk dzieci w placówce według odpowiednich miesięcy.

W zakładce możliwe jest pobranie raportu statystyki dzieci w formacie pliku Excel. Opcja dostępna jest po kliknięciu Operacje > Pobierz raport na górze strony.

Po przejściu do zakładki Kontrahenci widzimy listę wszystkich kontrahentów zaimportowanych z dokumentów. Widzimy tutaj nazwę firmy, jej NIP oraz możemy ich edytować.

Możemy również ręcznie dodać kontrahenta. W tym celu wybieramy +Dodaj na górze strony i uzupełniamy dane. Po wpisaniu numeru NIP dane będą automatycznie uzupełnione.

Schemat rozliczenia dotacji różni się w zależności od gminy. Jeżeli nie posiadamy skonfigurowanej opcji rozliczenia w ustawionej gminie, możemy wybrać jeden z gotowych schematów innych gmin.

Widok tej zakładki będzie różny dla innych placówek. Jeżeli posiadamy odpowiedni schemat dokumentu dla gminy, pierwsza strona tej zakładki będzie posiadać odpowiednie pola. Przykładowo:

Dokument pobieramy wybierając zielony przycisk pod polami składowymi pliku (obraz wyżej).

Podsumowanie dotacji widoczne jest poniżej i pozwala nam na wygodną weryfikację informacji.

Aplikacja posiada systemowy schemat rozliczeń "podział według liczby dzieci", widoczny na liście w tej zakładce. Poprzez kliknięcie ołówka po jego prawej stronie mamy możliwość edycji schematu i zdecydowanie, czy udział ma być wyliczany automatycznie, na podstawie liczby dzieci w aplikacji.

Dodanie własnych schematów - jest to możliwe z poziomu listy schematów, poprzez kliknięcie +Dodaj na górze strony.

W tym miejscu decydujemy, na który rok ma zostać dodany nowy schemat, możemy nadać mu nazwę oraz zdefiniować udział dotacji. W przypadku udziału stałego wybieramy procent udziałów na cały rok. Dla udziału różnego definiujemy je dla każdego miesiąca.

Po zapisaniu zmian schemat zostanie dodany do listy schematów.