Archiwizacja wiadomości ma na celu uporządkowanie skrzynki odbiorczej użytkowników oraz usprawnienie komunikacji.
Czynność ta widoczna jest jedynie po stronie pracowników, a przeniesione wiadomości do folderu ARCHIWUM, zawsze można przywrócić do folderu MOJE/INNE.
💡Archiwizacja nie wpływa na konto rodzica - podgląd wiadomości na jego koncie pozostaje bez zmian.
Dodatkowo jeżeli, któryś z uczestników konwersacji (rodzic, pracownik) odpowie na wiadomość, która znajduje się w archiwum, to zostanie ona automatycznie przeniesiona do głównych folderów. Zatem nie należy się obawiać, że jakaś wiadomość zostanie przez nas pominięta.
Jak uporządkować wiadomości przy pomocy funkcji archiwizacji?
Po przejściu do skrzynki w pierwszej kolejności widzimy wiadomości skierowane odpowiednio do użytkownika.
Po odczytaniu wiadomości, można zadecydować, czy sprawa w niej zawarta została rozwiązana i tym samym uznać wątek za zamknięty.
Przykładowo, gdy rodzic prosi o zapis dziecka na zajęcia dodatkowe. Nauczyciel, po wykonaniu odpowiednich czynności w aplikacji i odpowiedzi na wiadomość rodzica, może uznać zadanie za wykonane a wątek wiadomości za zamknięty. Jest to dobry przykład na skorzystanie z opcji archiwizacji wiadomości.
Kiedy korzystać z funkcji archiwizacji i jakie ta funkcja przynosi korzyści?
uznamy zadanie zawarte w wiadomości za wykonane,
wprowadzamy umowny podział przychodzących wiadomości na: bieżące oraz zamknięte,
inni użytkownicy mający dostęp do takich konwersacji zobaczą, że sprawa/problem został już rozwiązany, przez co będą mogli skupić się na pozostałych zadaniach,
pewność, że jest się na bieżąco ze wszystkimi tematami, nawet jeżeli rodzic zechce odpisać na taką zarchiwizowaną konwersację, na nowo widoczna ona będzie w głównym folderze MOJE.
Według tego schematu również mogą pracować nauczyciele grup. Jeżeli rodzic napisze wiadomość, a jeden z pracowników zajmie się danym tematem i odpisze rodzicowi, również może przenieść taką wiadomość do archiwum.
Inni nauczyciele nadal będą mieć powiadomienie o nowej wiadomości oraz pełen dostęp do jej treści, jednak fakt, że została ona zarchiwizowana, oznaczać będzie, że poruszony problem/kwestia zostały rozwiązane.
Widok z konta rodzica
Jak już wyżej wspomniano, archiwizacja wiadomości przez pracownika nie wpływa na konto rodzica. Pomimo archiwizacji konwersacji, rodzic nadal ma możliwość odpisania na tę wiadomość.
