Artykuł wyjaśnia, jak działa archiwum w aplikacji.
Agenda:
Kiedy dziecko przestanie już uczęszczać do placówki, możemy przenieść je do Archiwum, aby zapewnić sobie dostęp do historii pobytu dziecka odnotowanej w aplikacji.
Aby zarchiwizować dziecko lub wybrane dzieci wystarczy przejść do modułu Placówka > Dzieci, a następnie z listy dzieci wybieramy dziecko lub dzieci, które opuszczają placówkę.
Wybierając operacje masowe, a z nich opcję Archiwizuj dzieci, możemy wprowadzić datę opuszczenia placówki.
Archiwizację można również dokonać bezpośrednio z poziomu profilu dziecka w jego edycji.
Data ta może być datą bieżącą, jeżeli natomiast wcześniej znamy datę rezygnacji dziecka, możemy zaplanować archiwizację dziecka, uzupełniając datę w przód.
Jest to ostatni dzień, w którym dziecko będzie widoczne na listach obecności, tym samym będzie miała wpływ na zakres dat zawarty w dzienniku zajęć.
Data ta powiązana jest z ostatnim okresem rozliczeniowym dziecka, przykładowo posiłki i zajęcia dodatkowe będą rozliczane do dnia archiwizacji.
Ostatni rachunek dziecka zostanie wygenerowany zgodnie z zasadami rozliczeń, czyli jeżeli dziecko jest archiwizowane z ostatnim dniem maja, jego ostatni rachunek zostanie wystawiony w czerwcu, aby rozliczyć ostatni miesiąc.
Rozliczenie może zostać wysłane do rodziców poprzez aplikację Inso, pomimo archiwizacji dziecka. Do momentu, gdy rodzic ma aktywne konto może uregulować ostatni rachunek.
Aby przejść do archiwum, wystarczy wejść w zakładkę Placówka > Archiwum dzieci.
-
Dziecko, które zostało przeniesione do Archiwum, będzie widoczne z poziomu tej zakładki przez okres 5 lat.
-
Konta rodziców, które są przypisane do tego dziecka, będą aktywne jeszcze przez okres 30 dni po uregulowaniu ostatnich zaległości dotyczącej rozliczeń dziecka. Istnieje możliwość usunięcia konta rodzica ręcznie z poziomu tej zakładki poprzez dostępne opcje przy każdym z dzieci na liście.
-
W 'Archiwum dzieci' na liście widoczne jest imię i nazwisko dziecka, grupa, do której było przypisane oraz informacja kiedy dziecko opuściło placówkę.
Z tego poziomu można zmienić datę opuszczenia placówki, usunąć konto rodzica jeżeli nadal jest aktywne oraz usunąć dziecko jeśli nie jest nam potrzebna jego historia.
Usunięcie konta dziecka jest możliwe po jego wcześniejszym zarchiwizowaniu. Proces archiwizacji opisuje początek artykułu 👆.
Kolejnym krokiem jest przejście do modułu Placówka > Archiwum dzieci. Następnie poprzez wybranie opcji Usuń dziecko.
Potwierdzeniem usunięcia konta dziecka jest wpisanie treści "Bezpowrotnie usuwam dziecko" oraz w kolejnym kroku hasła do aplikacji. Dodatkowo aplikacja wyświetli komunikat o nieodwracalności działania usunięcia konta. Po wybraniu opcji OK - wyświetli się komunikat potwierdzający usunięcie konta dziecka.
💡 Ważne! W przypadku usunięcia konta dziecka — konto rodzica również zostanie usunięte.
💡 Ważne! Należy pamiętać, że usunięcie konta dziecka jest trwałe i wiąże się z usunięciem wszystkich danych oraz całej historii dziecka w placówce.
Jeżeli placówka chciałaby przywrócić dziecko, które zostało zarchiwizowane, można to zrobić poprzez przejście do zakładki Placówka > Archiwum dzieci. Następnie poprzez wybranie opcji Zmień datę archiwizacji przy wybranym dziecku oraz opcję Wyczyść, następnie Zapisz zmiany.
Dziecko zostanie przywrócone na listę dzieci z datą bieżącą.
Od tego momentu na nowo można weryfikować listę obecności lub wygenerować dziecku pierwszy rachunek.