Archiwizacja konwersacji

Archiwizacja wiadomości ma na celu uporządkowanie skrzynki odbiorczej użytkowników oraz usprawnienie komunikacji.

Czynność ta widoczna jest jedynie po stronie pracowników, a przeniesione wiadomości do folderu ARCHIWUM, zawsze można przywrócić do folderu MOJE/INNE.

Dodatkowo jeżeli, któryś z uczestników konwersacji (rodzic, pracownik) odpowie na wiadomość, która znajduje się w archiwum, to zostanie ona automatycznie przeniesiona do głównych folderów. Zatem nie należy się obawiać, że jakaś wiadomość zostanie przez nas pominięta.

Jak uporządkować wiadomości przy pomocy funkcji archiwizacji?

Po przejściu do skrzynki w pierwszej kolejności widzimy wiadomości skierowane odpowiednio do użytkownika.

Po odczytaniu wiadomości, można zadecydować, czy sprawa w niej zawarta została rozwiązana i tym samym uznać wątek za zamknięty.

Przykładowo, gdy rodzic prosi o zapis dziecka na zajęcia dodatkowe. Nauczyciel, po wykonaniu odpowiednich czynności w aplikacji i odpowiedzi na wiadomość rodzica, może uznać zadanie za wykonane a wątek wiadomości za zamknięty. Jest to dobry przykład na skorzystanie z opcji archiwizacji wiadomości.

Kiedy korzystać z funkcji archiwizacji i jakie ta funkcja przynosi korzyści?

• uznamy zadanie zawarte w wiadomości za wykonane,

• wprowadzamy umowny podział przychodzących wiadomości na: bieżące oraz zamknięte,

• inni użytkownicy mający dostęp do takich konwersacji zobaczą, że sprawa/problem został już rozwiązany, przez co będą mogli skupić się na pozostałych zadaniach,

• pewność, że jest się na bieżąco ze wszystkimi tematami, nawet jeżeli rodzic zechce odpisać na taką zarchiwizowaną konwersację, na nowo widoczna ona będzie w głównym folderze MOJE.

Według tego schematu również mogą pracować nauczyciele grup. Jeżeli rodzic napisze wiadomość, a jeden z pracowników zajmie się danym tematem i odpisze rodzicowi, również może przenieść taką wiadomość do archiwum.

Inni nauczyciele nadal będą mieć powiadomienie o nowej wiadomości oraz pełen dostęp do jej treści, jednak fakt, że została ona zarchiwizowana, oznaczać będzie, że poruszony problem/kwestia zostały rozwiązane.

Widok z konta rodzica

Jak już wyżej wspomniano, archiwizacja wiadomości przez pracownika nie wpływa na konto rodzica. Pomimo archiwizacji konwersacji, rodzic nadal ma możliwość odpisania na tę wiadomość.