Archiwizacja wiadomości ma na celu uporządkowanie skrzynki odbiorczej użytkowników oraz usprawnienie komunikacji.

Czynność ta widoczna jest jedynie po stronie pracowników, a przeniesione wiadomości do folderu Archiwum, zawsze można przywrócić do folderu MOJE/INNE.

Archiwizacja nie wpływa na konto rodzica - podgląd wiadomości na jego koncie pozostaje bez zmian.

Dodatkowo jeżeli, któryś z uczestników konwersacji (rodzic, pracownik) odpowie na wiadomość zostanie ona automatycznie przeniesiona do głównych folderów. Zatem nie należy się obawiać, że jakaś wiadomość zostanie przez nas pominięta.

Jak uporządkować wiadomości przy pomocy funkcji archiwizacji?

Po przejściu do skrzynki w pierwszej kolejności widzimy wiadomości skierowane odpowiednio do użytkownika:

  • dla dyrektora są to wiadomości do dyrekcji, wiadomości grupowe oraz prywatne

  • dla nauczycieli/wychowawców/specjalistów są to wiadomości do wychowawców grupy, wiadomości grupowe oraz prywatne

Po odczytaniu wiadomości, można zdecydować, czy sprawa w niej zawarta została rozwiązana i tym samym uznać czynność za wykonaną.

Przykładowo, gdy rodzic prosi o zapis na zajęcia dodatkowe. Po wykonaniu odpowiednich czynności w aplikacji, i odpowiedzi na wiadomość rodzica, zadanie można uznać za zakończone.

Jest to dobry przykład na użycie archiwizacji wiadomości.

Korzystając z funkcji archiwizacji:

  • można uznać zadanie zawarte w wiadomości za wykonane,

  • wprowadzamy umowny podział przychodzących wiadomości na: bieżące oraz zamknięte,

  • inny użytkownicy mający dostęp do tej konwersacji zobaczą, że sprawa/problem został już rozwiązany, przez co będą mogli skupić się na pozostałych zadaniach,

  • można mieć pewność, że jest się ze wszystkimi tematami na bieżąco, w związku z tym, że jeżeli rodzic zechce odpisać na tę konwersację, na nowo widoczna ona będzie w folderze MOJE.

Według tego schematu również mogą pracować nauczyciele grup. Jeżeli rodzic napisze wiadomość, a jeden z pracowników zajmie się danym tematem i odpisze rodzicowi, również może przenieść taką wiadomość do archiwum.

Inni nauczyciele nadal będą mieć powiadomienie o nowej wiadomości oraz pełen dostęp do jej treści, jednak fakt, że została ona zarchiwizowana oznaczać będzie, że prośba, czy problem zostały rozwiązane.

Widok z konta rodzica:

Pomimo archiwizacji konwersacji, rodzic nadal ma możliwość odpisania na wiadomość.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?