Aplikacja inso umożliwia automatyczne generowanie faktur za rozliczenia oraz przesyłanie ich do rodziców, wraz z możliwością pobrania i wydruku dokumentu.

Artykuł opisuje:

  • jak włączyć generowanie faktur w aplikacji?

  • jak konfigurować dane zawarte na fakturze?

  • jak nadawana jest numeracja faktur?

  • jak pobrać i wydrukować faktury?

Konfiguracja faktur

Aby skonfigurować faktury należy przejść do modułu Finanse > Ustawienia rozliczeń.

W sekcji 'Faktury' włączamy lub wyłączamy opcję generowania faktur oraz decydujemy o tym, czy dane dziecka mają być na fakturze. W tym miejscu także możemy zamieścić opis do faktury.

Istnieje możliwość generowania faktury dla wszystkich dzieci lub tylko dla wybranych. Sprawdź, jak ustawić faktury indywidualne.

Następnie w sekcji 'Płatności i numery kont bankowych' uzupełniamy numer konta, numer NIP oraz dane do przelewu, które odpowiadają sekcji 'Sprzedawca' na fakturze.

Kolejnym krokiem jest ustalenie daty wystawienia oraz terminu płatności - mamy możliwość wyboru czy data wystawienia oraz termin płatności mają być liczone odpowiednio od pierwszego dnia miesiąca czy od momentu wysłania rozliczeń wraz z fakturami do rodziców.

Ważne! Jeżeli dokonamy zmiany sposobu liczenia daty wystawienia oraz terminu płatności zmiany te uwzględnione zostaną dopiero w następnym rozliczeniu. Jeżeli chcemy, aby zmiany ustawienia miały wpływ na już utworzone rozliczenia należy wygenerować je ponownie.

Ostatnie pole możliwe do skonfigurowania na fakturze to pole 'Nabywca'. Pole to można zdefiniować w profilu dziecka. Należy przejść do edycji profilu dziecka i w sekcji 'Dane do faktury' uzupełnić dane, np. dane rodzica/opiekuna.

Jak nadawana jest numeracja faktur?

Numer na fakturze nadawany jest w momencie pobrania faktury. Zatem kolejność pobrania faktur będzie miała wpływ na kolejność nadania numeru na fakturze.

W związku z tym zalecaną czynnością jest grupowe pobranie faktur. Taka forma pobrania faktur gwarantuje nadanie ciągłości numeracji zgodnej z kolejnością dzieci na liście rozliczeń. Czynność można wykonać jako ostatni etap generacji rozliczeń, np. zaraz po przesłaniu ich do rodziców.

Ważne!

  • Jeżeli do aplikacji dodane jest kilka placówek o różnych numerach NIP utworzą się dwa osobne ciągi numeracji.

  • Jeżeli natomiast jest to kilka placówek o tym samym numerze NIP, ciągłość numeracji zostanie zachowana. Należy wtedy pamiętać, aby pobrać faktury zaraz po wysłaniu rozliczeń do rodziców dla każdej z placówek - wtedy ciągłość zostanie zapewniona zgodnie z kolejnością pobrania.

Pobranie i wydruk faktur

W celu pobrania faktur należy przejść do modułu Finanse > Rozliczenia. Jeżeli chcemy pobrać wszystkie faktury należy skorzystać z opcji Operacje > Pobierz faktury.

Ważne! Dla konfiguracji faktur z terminem liczonym od daty wysłania do rodziców, odpowiednia data wystawienia i termin płatności uzupełnione zostaną dopiero po przesłaniu rozliczeń do rodziców.

W ten sposób pobrany zostanie folder z fakturami formatu PDF na dany miesiąc, wraz z nadanym odpowiednim ciągiem numeracji dokumentów.

Można także pobrać pojedyncze faktury poprzez przejście w szczegóły rozliczeń wybranego dziecka.

Po przesłaniu rozliczeń umożliwiamy podgląd i pobranie faktur z poziomu aplikacji rodzica - link.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?