Kiedy dziecko przestanie już uczęszczać do placówki, możemy przenieść je do Archiwum, aby zapewnić sobie dostęp do historii pobytu dziecka odnotowanej w aplikacji.

Aby przejść do archiwum wystarczy wejść w zakładkę Placówka > Archiwum dzieci.

  • Dziecko, które zostało przeniesione do Archiwum, będzie widoczne z poziomu tej zakładki przez okres 5 lat.

  • Konto rodziców, które są przypisane do tego dziecka będą aktywne jeszcze przez okres 30 dni po uregulowaniu ostatnich zaległości dotyczącej rozliczeń dziecka. Istnieje możliwość usunięcia konta rodzica ręcznie z poziomu tej zakładki poprzez dostępne opcje przy każdym z dzieci na liście.

Jak zarchiwizować dziecko?

Aby zarchiwizować dziecko należy przejść do modułu Placówka > Dzieci, a następnie z listy dzieci wybieramy dziecko, które opuszcza placówkę i edytujemy jego profil.

W prawym dolnym rogu znajduje się przycisk 'Archiwizuj dziecko', po jego kliknięciu należy uzupełnić datę opuszczenia placówki i zapisać zmiany.

Data ta może być datą bieżącą, jeżeli natomiast wcześniej znamy datę rezygnacji dziecka możemy zaplanować archiwizację dziecka uzupełniając datę w przód.

Co oznacza data archiwizacji?

  • Jest to ostatni dzień, w którym dziecko będzie widoczne na listach obecności, tym samym będzie miała wpływ na zakres dat zawarty w dzienniku zajęć

  • Data ta powiązana jest z ostatnim okresem rozliczeniowym dziecka, przykładowo posiłki i zajęcia dodatkowe będą rozliczane do dnia archiwizacji.

    Ostatni rachunek dziecka zostanie wygenerowany zgodnie z zasadami rozliczeń, czyli jeżeli dziecko jest archiwizowane z ostatnim dniem maja, jego ostatni rachunek zostanie wystawiony w czerwcu, aby rozliczyć ostatni miesiąc.

  • Rozliczenie może zostać wysłane do rodziców poprzez aplikację Inso, pomimo archiwizacji dziecka. Do momentu, gdy rodzic ma aktywne konto może uregulować ostatni rachunek.

Czy po przeniesieniu dziecka do archiwum nadal będę mieć dostęp do dotychczas zgromadzonych danych w jego profilu?

Tak - przejście do profilu dziecka zarchiwizowanego jest możliwe zarówno poprzez wyszukiwarkę, jak i dedykowaną do tego zakładkę.

Archiwum dzieci zawiera pełną listę przeniesionych dzieci - z tego poziomu również można podejrzeć profil dziecka wraz z całą jego historią (rozliczenia, obecności, itd.).

W 'Archiwum dzieci' na liście widoczne jest imię i nazwisko dziecka, grupa, do której było przypisane oraz informacja kiedy dziecko opuściło placówkę.
Z tego poziomu można zmienić datę opuszczenia placówki, usunąć konto rodzica jeżeli nadal jest aktywne oraz usunąć dziecko jeśli nie jest nam potrzebna jego historia.

Jak przywrócić dziecko z archiwum?

Jeżeli placówka chciałaby przywrócić dziecko, które zostało zarchiwizowane, można to zrobić poprzez przejście do zakładki Placówka > Archiwum dzieci. Następnie poprzez wybranie opcji Zmień datę archiwizacji przy wybranym dziecku oraz opcję Wyczyść, następnie Zapisz zmiany.

Dziecko zostanie przywrócone na listę dzieci z datą bieżącą.

Od tego momentu na nowo można weryfikować listę obecności lub wygenerować dziecku pierwszy rachunek.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?